Деловое обозрение Первый ульяновский журнал для бизнеса и о бизнесе

Безопасность компании и бизнеса

Основная задача коммерческой компании — получение прибыли. Однако нужно не только увеличивать активы, но и сохранять имеющиеся. Одним из важных элементов стратегии развития компании является обеспечение ее корпоративной безопасности.

Что может угрожать компании

Выделим две группы факторов, представляющих угрозу для предприятия: внутренние и внешние. К первым относят неправомерные действия сотрудников компании. Например, работники могут передавать информацию конкурентам или использовать ее в корыстных целях, присваивать имущество организации и т. д. Внешними факторами могут быть проникновение на территорию фирмы посторонних лиц, хищение материальных ценностей компании, недобросовестное поведение ее контрагентов, конкурентов и т. д.
Очень важно! Организация заключает договор с партнером, не имея полного представления о его бизнес-истории. Например, у партнера нет лицензии на проведение необходимых работ, или контрагент убедил, что является прямым поставщиком материальных ценностей, хотя реально был посредником. Недостоверная информация может привести к значительным потерям вложенных средств.
Риски могут зависеть от специфики работы организации и вида деятельности. Еще одна группа угроз — это сбои в технических и информационных системах предприятия и их несанкционированное использование.
Совет эксперта: если фирма хочет уберечь свои активы, ей следует позаботиться о собственной защите. Существует несколько вариантов обеспечения безопасности бизнеса:
- создание собственной службы безопасности как отдельного структурного подразделения компании;
- назначение координаторов по направлениям защитной деятельности, которые будут являться связующими звеньями между руководством фирмы и сторонними подразделениями, выполняющими для организации такие услуги;
- использование услуг сторонней организации.

Собственная служба безопасности и ее функции

Создание специального отдела, который будет заниматься вопросами корпоративной безопасности, желательно предусмотреть на стадии создания компании, ориентируясь на ее материальные возможности. Этот отдел следует включить в структуру компании, наряду с финансовым, кадровым, маркетинговым, юридическим и другими подразделениями.
Создание новой структуры в действующем предприятии не проходит безболезненно для остальных сотрудников компании: ряд вопросов, которые они курировали, теперь будет контролировать служба безопасности. Изменения коснутся всех — от финансового, юридического, коммерческого, IT-отделов до кадровиков. Придется корректировать и бюджет компании, ведь на содержание службы безопасности потребуется немало средств (на приобретение оборудования для защиты информации и физической охраны объекта, на обеспечение персонала одеждой, устройствами связи и т.п.).
Основные задачи службы безопасности — выявить «слабые места» в защите компании, разработать и внедрить стратегию для их устранения.
Обратите внимание! Ряд руководителей считает, что для обеспечения безопасности компании достаточно одного специалиста.
Совет эксперта: такая защита не будет эффективной, поскольку один человек не может быть специалистом во всех областях и у него не хватит времени на качественное решение всех проблем. Помните: «Скупой платит дважды!».
Специалисты службы безопасности, прежде всего, проводят анализ работы компании с учетом возможных потенциальных угроз для ее функционирования. Полномочия службы регламентируются внутренними документами организации. К примеру, Положением о службе безопасности. Для минимизации потенциальных угроз желательно разработать соответствующие методики. Не ограничивайте возможности этой службы. Ведь ей придется взаимодействовать как с внутренними отделами компании, так и со сторонними организациями. Могут возникнуть ситуации, когда специалистам подразделения надо будет принимать меры, не предусмотренные указанными выше документами.
Совет эксперта: при возникновении таких ситуаций следует произвести сравнительный анализ ущерба от действия и бездействия сотрудника службы. После этого и принять эффективное решение.

Проверка претендентов на должности финансовых работников

Способы проверки финансового директора, юриста, финансового менеджера не имеют принципиальных отличий. При приеме на работу претендент должен заполнить анкету и дать согласие на проверку изложенных данных. Специалисты службы безопасности могут запрашивать информацию о кандидате с предыдущих мест работы, уточнять данные анкеты. Для нового сотрудника устанавливается испытательный срок, с ним подписывается соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Наличие таких документов предостерегает персонал от необдуманных поступков.
Однако не забывайте о профессиональных качествах кандидата. Обычно такая проверка проходит в общем порядке. Профессионализм претендента выявляется, как правило, в ходе его работы.
Обратите внимание! Специалисты службы безопасности могут контролировать работу финансового директора. Например, договоры, которые он визирует, проверять сметы, курировать вопросы сохранности финансовых средств компании и т. д.
Совет эксперта: если материальное положение сотрудника финансового отдела резко улучшается, служба безопасности выясняет причины и, при необходимости, проверяет источники его доходов. Если в службе нет специалиста, который может проверить качество работы финансиста, пригласите сторонних аудиторов или ревизоров.

Взаимосвязь службы безопасности с IT-отделом

Служба безопасности, взаимодействуя с IT-отделом, должна иметь в своем штате специалистов, которые умеют проводить мониторинг сетей для предотвращения утечки данных. Она ставит перед информационным отделом определенные задачи и контролирует ход их выполнения. К примеру: принять меры по недопущению записи информации с жестких дисков компьютеров на магнитные носители и выноса ее из офиса, разработать или внедрить средства защиты данных от несанкционированного доступа.
ПАМЯТКА: не забывайте о чрезвычайных ситуациях (пожар, потоп, поломка сервера), когда важная информация может быть потеряна.
Совет эксперта: чтобы избежать потери информации, следует создавать дублирующие системы и проводить архивацию данных.

Обеспечение безопасности компании сторонними специалистами

Можно воспользоваться комплексными услугами по обеспечению безопасности сторонней организации. Внешние специалисты проводят оценку состояния безопасности компании-клиента и выявляют ее слабые места. По желанию могут предложить комплекс услуг по осуществлению безопасности бизнеса или разработать план реализации защиты для собственного подразделения компании.
ПАМЯТКА: специалисты в сфере корпоративной безопасности помогут клиенту понять, что необходимо охранять, как сделать это качественно и сколько это будет стоить. Клиенту же предстоит подсчитать возможные расходы на комплексную безопасность и оценить свои возможности.
Что выгоднее — пользоваться услугами внешних специалистов или осуществлять защиту активов силами собственной службы безопасности? Какой из этих двух вариантов наиболее эффективен и соответствует возможностям компании, собственники бизнеса должны решить сами. Но учтите: для осуществления физической охраны объекта придется вложить немало средств. Наиболее эффективно использование современных технических систем безопасности в комплексе с традиционными способами защиты.

Налоговые проверки

Парализовать работу предприятия может проверка исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Даже если с этим налогом у компании все будет в порядке, налоговый инспектор может сообщить о своих подозрениях «куда следует».
Запомните! На предприятии не бывает «главных» вопросов и второстепенных. Любую «мелочь» сможет раскрутить даже инспектор трудовой комиссии, а уж налоговик и подавно.
Чем обычно заканчиваются налоговые проверки? Предприятие должно заплатить все суммы недоимки по налогам (плюс набор всех стандартных начислений: штрафы, пени), а также представить уточненные налоговые декларации за прошлые периоды.
Совет эксперта: чтобы не повторять ошибки, выявленные в результате проверок, нужно делать выводы:
- нельзя игнорировать «зарплатные» налоги и платить их по остаточному принципу;
- необходимо наладить платежную дисциплину в отношении налогов;
- следует привести зарплату в соответствие с требованиями ИФНС, чтобы не выглядеть «белой вороной» в глазах инспекторов, правоохранительных органов и трудовой инспекции. Если нет возможности увеличить оклады, можно перевести сотрудников на половину или четверть ставки, принять их на работу по гражданским договорам.
- содержать в порядке кадровую документацию предприятия, именно ее изучают проверяющие органы, в ней проще всего разобраться.
Очень важно! Если документов нет или их мало, это раздражает контролеров.

Налоговая тайна и ее нарушение

Налоговая инспекция располагает значительным объемом сведений о деятельности компании. Это и данные, представляемые организацией при регистрации, и документы, передаваемые при выездных и камеральных проверках. По закону компания имеет право требовать соблюдения ее секретов (пп.13 п. 1 ст. 21 НК РФ). А ИФНС обязана их хранить и не вправе использовать или передавать другим лицам сведения, которые соответствуют понятию налоговой тайны. Налоговый кодекс РФ признает секретной информацию о предприятии, полученную налоговыми инспекциями, органами внутренних дел, государственными внебюджетными фондами и таможней (ст. 102 НК РФ).
Обратите внимание! Законодательство ограничивает перечень сведений, которые не являются налоговой тайной. Например, данные, обнародованные фирмой самостоятельно или по ее согласию, ИНН предприятия. Общедоступна информация, которая содержится в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Инспекции обязаны предоставлять сведения из ЕГРЮЛ всем желающим. Такие разъяснения даны в письме МНС России от 4 декабря 2002 г. № ФС-6-09/1868.
ПАМЯТКА:инспекции не могут отказывать налогоплательщику в предоставлении сведений о нем самом, состоянии его расчетов с бюджетом, проведении сверки. Право на получение этих данных закреплено в НК РФ (п. 10, 11 ст. 32 НК). С 2007 года при обнаружении переплаты по налогам сверка может быть инициирована и по заявлению организации. До этого такое право принадлежало только ИФНС.
Не относятся к секретным сведения о нарушениях законодательства и ответственности, которую компания в этой связи понесла. А в некоторых ситуациях контролеры должны предоставлять эти данные. Отметим, что иногда инспекторы используют понятие налоговой тайны, когда не желают знакомить фирму с содержанием собственных решений, особенно если они оспариваются в судебном порядке.
Налоговой тайной считаются сведения о банковских счетах. Это подтверждает ВАС РФ в своем решении от 3.03.2004 г. №15527/03.
Очень важно! Из приведенного правила есть исключение: компания вправе получить информацию о состоянии расчетного счета своего должника (его реквизитах и находящихся на нем средствах) при условии, если в данный момент ведется исполнительное производство. Порядок предоставления такой информации утвержден приказом МНС от 23.01.2003 г. №БГ-3-28/23. Для этого взыскатель пишет запрос в ИФНС и отправляет его по почте вместе с копией исполнительного листа. Сведения о расчетном счете организации-должника инспекция предоставляет в трехдневный срок с момента получения письма. Арбитражные судьи в подобных ситуациях поддерживают компании и обязывают налоговые органы делиться такими сведениями.
ПАМЯТКА: по решению таких вопросов имеется обширная арбитражная практика, и судьи поддерживают предприятия (например, постановления ФАС Московского округа от 19.08.2005 г. №КА-А40/7959-05, от 15.09.2004 г. № КА-А40/7808-04).
Нарушение налоговой тайны может принести вред фирме. Судьи учитывают, кому данная информация была предназначена. Например, компания обратилась в суд с иском к УФНС Москвы, в котором указано, что Управление распространяет сведения, порочащие деловую репутацию предприятия. Речь шла о письме Управления, направленном в ИФНС, где говорилось о незаконных схемах возмещения налога, применяемых фирмой. Арбитражный суд решил, что данные, изложенные в этом документе, нельзя считать распространением сведений или относить к порочащим репутацию предприятия, т.к. как они содержатся в документе, адресованном самой фирме и нижестоящим налоговым органам (постановление ФАС Московского округа от 11.12. 2006 г. №КГ-А41/11807-06).
Внимание! Законодательством предусмотрена ответственность за распространение секретной информации. В Гражданском кодексе говорится о наказании за разглашение служебной тайны, к которой относится и налоговая. Вред, причиненный организации незаконными действиями государственных органов, подлежит возмещению за счет госказны (ст. 1069 ГК РФ). Административный кодекс РФ (КоАП РФ) также устанавливает ответственность лица, имевшего доступ к конфиденциальной информации и рассекретившего ее. Это штраф в сумме от 4000 до 5000 рублей (ст. 13.14 КоАП). Наказание за незаконное разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, — штраф до 120 000 рублей либо лишение свободы сроком до 3 лет (ст. 183 УК РФ).
К сожалению, пока налогоплательщики не могут рассчитывать на то, что сведения, представленные ими в инспекции, не станут общедоступными. Причин, которые препятствуют сохранению информации в тайне, очень много. Например, в п. 3 ст. 102 НК РФ предусмотрен специальный порядок хранения и доступа к сведениям, представляемым предприятием. Но далеко не все налоговые технически готовы обеспечить такой режим.
Круг лиц, имеющих доступ к информации, представляемой организациями, широк. Например, бухгалтерский баланс фирмы ежегодно сдают в несколько мест: в налоговую инспекцию, органы статистики. Вероятность сохранения сведений при этом снижается.
В последнее время на доступ к секретам фирмы претендуют и негосударственные органы. Как правило, это кредитные организации и страховые компании. Однако инспекции им такую информацию не дают (письмо УФНС по г. Москве от 24.11.2005 г. № 22-12/86764).
В предоставлении конфиденциальной информации отказано адвокатам (письмо УМНС по г. Москве от 6.04.2004 г. № 29-12/23364).

обсудить статью

Эльмира Багаутдинова, эксперт - налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов России

comments powered by HyperComments

Войти с помощью учетной записи uldelo.ru


Войти с помощью аккаунта в социальных сетях: