Как руководителю построить процессы и управлять ими

Организация всегда состоит из системы и людей. При этом руководителю необходимо управлять людьми, выстраивать систему и не всегда лишь своими руками.

Для начала нужно себе ответить на вопросы, как работает сегодня система у вас?

1. Выполняются ли все задачи в срок?

2. Все ли сотрудники достигают свои цели и ключевые показатели эффективности?

3. Соблюдаются ли все регламенты?

4. Актуальны ли они?

5. Реализуются ли проекты в срок?

6. Можно ли назвать ваши процессы прозрачными?

7. Считаете ли вы свои процессы максимально быстрыми?

8. Удалось ли вам полностью искоренить хаос?

9. Получают ли удовольствие сотрудники от работы в такой системе?

10. Вам удалось сделать систему максимально эффективной?

И только после этого приступать к действиям.

Как это сложилось и к чему приводит в бизнесах разного размера

В среднем и малом бизнесе

Особенности:

• Компания – проекция личности собственника.
• Еженедельная планерка по понедельникам живет со времен стартапа.
• Задачи ставит собственник, большинство решений на нем, все проблемы скатываются на него.

Как выстраиваются системы в среднем и малом бизнесе

1. Автоматизируется контроль задач – используются таск-менеджеры, нанимаются помощники.

Почему это плохо работает?

• Вся ответственность, полномочия и головная боль остаются на собственнике.
• Собственник становится узким местом.
• У сотрудников возникает порой выученная беспомощность.

2. Пишутся регламенты

Почему это плохо работает?

• Из-за высокой скорости изменений они быстро устаревают.
• Не хватает ресурса на качественное написание.
• Внедрение делается еще менее качественно, чем написание.

3. Прописывается организующая схема

Почему это плохо работает?

• Создана в индустриальную эпоху, не рассчитана на частые изменения и динамичную среду.
• HR-подход в духе «докажи, что ты нас достоин».
• Возникает иллюзия, что система идеальна, просто работники плохие.

Сильная сторона бизнеса при таких подходах: ориентация на результат.

Какой ценой?

• Собственник увязает в операционке.
• Кадровый голод и/или персоналозависимость.
• Бизнес упирается в управленческий, а не рыночный потолок.

Чего не хватает?

• Контроля – многое упускается из виду, один человек не может 100% держать на себе.
• Ответственности – последствия за неисполнение либо не наступают либо к ним привыкают.
• Мотивации сотрудников – от хаоса у них опускаются руки.

Как это сложилось и к чему приводит в крупном бизнесе и госструктурах

Особенности:

• Контроль многоступенчатый, и все затягивается.
• Много данных, и в них можно утонуть.
• Сохранение места важнее результата – иногда для результата надо рискнуть или с кем-то не поладить.

Как выстраивается система в крупном бизнесе и госструктурах

1. Описываются бизнес-процессы и стандарты операционных процедур

Почему это плохо работает?

• Описание занимает столько времени, что ко времени завершения теряет актуальность.
• Сотрудники не вовлечены, все внедряется долго и сложно.
• В систему не заложено ее самосовершенствование.

2. Создаются рабочие группы и комитеты, проводятся совещания

Почему это плохо работает?

• Фокус смещается на борьбу за ресурсы и влияние.
• Работать некогда.
• Размывается ответственность.

3. Внедряется система бюджетирования

Почему это плохо работает?

• Все идеи, возникшие после утверждения бюджета, обречены на год заморозки.
• Освоение расходной части бюджета становится важной самоцелью.
• А если выполнена доходная – «все в шоколаде».

Сильная сторона бизнеса при этих подходах: контроль правильности процесса.

Какой ценой?

• Раздутые расходы.
• Бюрократические процессы растягиваются все больше.
• Личные отношения, борьба за власть, ресурсы и сохранение должности выходят на первый план.

Чего не хватает?

• Ориентации на бизнес-результат.
• Вовлеченности сотрудников.
• Динамики внутренних процессов.

Dynamic Work Design

За 20 лет профессора MIT Д. Кифер и Н. Репеннинг смогли совершить революцию в менеджменте. Они взяли ключевые принципы (не инструменты) из бережливого производства, agile и теории ограничений и смогли найти им простое применение в любых процессах:

• достижение целей
• выполнение задач
• реализация проектов
• в HR-процессах
• производственных
• маркетинговых
• медицинских
• строительных
• юридических
• связанных с продажами
• логистических и многих других

И это работает в компаниях и отделах любых размеров.

Кто может выиграть от использования Dynamic Work Design:

• Владелец бизнеса

Вы пытались навести порядок в бизнесе, но регламенты так и не избавили вас от хаоса. У вас есть претензии к команде, но вы понимаете, что корень проблем именно в отсутствии системы. Построив ее, вы сможете выйти из операционки, сделать бизнес прозрачным.

• Руководитель

От вас требуют одновременно выполнения планов и выстраивания системы работы. На последнее обычно не остается времени, да и подходящих инструментов вы пока не нашли. Теперь вы сможете вывести ваше подразделение или компанию на принципиально новый уровень системного менеджмента и операционных результатов.

• Сотрудник IT-департамента

Вы автоматизируете процессы для своих внутренних или внешних клиентов. И как никто другой знаете, что нельзя автоматизировать бардак. А если просто следовать пожеланиям заказчика, то вашу работу придется переделывать, и не раз. Освойте методологию, которая сделает вас кратно более ценным для клиентов.

• Менеджер по описанию процессов.

Вам приходится писать немало документов. К сожалению, не все они потом работают так, как вам хотелось бы. Причина в методологии. Научитесь не просто описанию, а созданию архитектуры процессов. Это позволит вам выйти на новый уровень эффективности, полезности и дохода.

• Сотрудник отдела качества

Вы видите неэффективность в процессах компании как никто другой. Но что-то поделать с этим не так просто. Освойте методологию, которая позволит вам не просто контролировать отклонения, но и системно улучшать качество процессов.

• Консультант, коуч, тренер

Вы своими глазами видите, как владельцы бизнесов и руководители страдают от хаоса и неэффективности процессов. Освойте инструмент, который позволит вам стать им реально полезным в решении этой проблемы и выстраивании системы управления. Вы откроете для себя новый рынок – повышение эффективности процессов, получите на нем неоспоримое конкурентное преимущество и выйдете на новый уровень дохода.

• Бизнес-ассистент

Вам приходится заниматься контролем выполнения задач руководителя. Вы видите, что все держится на ручном управлении, и самому руководителю это не нравится. Помогите ему выстроить систему, которая освободит его время на развитие и стратегические вопросы. Станьте бизнес-ассистентом топового уровня. Обеспечьте себе карьерный рост до позиции заместителя руководителя, менеджера по оптимизации бизнес-процессов, административного директора.

Принципы Dynamic Work Design:

1. Согласование целей и действий – система обратной связи.
2. Система взаимодействия людей, а не должностей.
3. Системное решение проблем.
4. Оптимальная нагрузка на систему.

10 безотказных способов
установить авторитет

Как завоевать авторитет у более опытных сотрудников? Как руководить подчиненными, старшими по возрасту? Как управлять «звездами» и экспертами? Как стать лидером и выжать максимум из сотрудников?

Топ-10 ошибок при проведении стратегических сессий

Как проводить грамотные стратегические сессии и получать кратный рост бизнеса,рассказал эксперт по управленческому мастерству, генеральный директор консалтинговой компании «Второй пилот», спикер РБК-ТВ, преподаватель программ МВА Павел Сивожелезов.

15 эффективных правил руководителя

Генеральный директор с 29-летним опытом, владелец успешного автобизнеса Владимир Моженков составил обучающий материал «Золотые правила руководителя». Этим концентратом знаний пользуются тысячи топ-менеджеров страны. Попробуйте и вы!