Корпоративная конституция: свод правил «Так принято в нашей компании»

Что компания может требовать от сотрудников, а сотрудник — от компании?
Кто должен подстраивать свои интересы? Какие действия в сложных ситуациях будут правильными? Перечень и описание с комментариями базовых ценностей, которые создают определенность сотруднику и компании, называется корпоративной конституцией. В качестве примера приводим разработку* Учебного Центра «ПРАГМАТИК» (Москва).

СТАТЬЯ 1.
Каждый имеет право на ошибку
Люди не идеальны. Каждый из нас имеет право на ошибку (при условии, что она непреднамеренная). Однако право на нее не исключает ответственности. Делайте конкретные выводы, исключающие повторение ошибок в дальнейшем.

СТАТЬЯ 2.
Ответственность за принятие и понимание распоряжения
Если сотрудник подтвердил (устно или письменно), что распоряжение он понял и выполнит и никаких возражений и вопросов от него не поступило, то любые претензии, предъявленные после согласия, связанные с невыполнением, не принимаются. Даже когда сотрудник не понял, но не решился об этом сказать.

СТАТЬЯ 3.
Справедливая оплата
Все, что делается, должно быть оплачено. То, что оплачено, должно быть сделано. Условия оплаты оговариваются заранее. Если этого не происходит, а сотрудник начинает работу — это значит, что он автоматически соглашается с размером и формой оплаты, которые предложит руководитель.

СТАТЬЯ 4.
Изменения в компании
Любые изменения (в том числе и в отношении заработной платы) в компании касаются только предстоящего периода и ни в коем случае не проводятся задним числом.

СТАТЬЯ 5.
Лояльность сотрудника
Сотрудник должен быть лоялен к компании. Лояльность — это соблюдение в своих мыслях, словах и действиях интересов компании и следование им. Пренебрежение интересами компании, подтасовка, выдача одного за другое, сокрытие информации, выдача коммерческой тайны расценивается как проявление нелояльности.

СТАТЬЯ 6.
Работа с информацией
Компания по роду своей деятельности работает с информацией, имеющей высокую коммерческую ценность. Вся информация, получаемая путем исследований, анализа, покупки, внутренних разработок, является собственностью компании. Копирование информации для использования вне организации возможно только с разрешения руководителя компании.

СТАТЬЯ 7.
Рабочий день: планирование, учет и оплата
Рабочий день в компании нормирован. При этом руководство спрашивает с сотрудников не только за присутствие на рабочем месте, а и за объем выполненной, согласно плану, работы. Оклад выплачивается сотруднику за использованные в дело 480 минут в день, пять дней в неделю. По необходимости руководитель может потребовать от сотрудника вести планирование и хронометраж рабочего дня, ежедневные отчеты о результатах.

СТАТЬЯ 8.
Компетенции в принятии решений
Сотрудник принимает решения только в рамках своей компетенции. В любом другом случае он либо утверждает решение у руководства, либо не принимает его вовсе. Если сотрудник не знает, входит ли решение в сферу его компетенции, то действует по алгоритму:
обратиться к непосредственному руководителю;
если его нет — к любому вышестоящему руководству;
если его нет, зафиксировать факт необходимости принятия решения и передать его, когда появится руководитель.

СТАТЬЯ 9.
Появление посторонних лиц
В случае появления в офисе (звонка по телефону) представителя любой другой организации с вопросом, не входящим в область компетенции сотрудника, нужно вежливо проводить (переключить) представителя к своему руководителю. Если его нет на месте — записать имя посетителя, время и цель прихода (звонка).

СТАТЬЯ 10.
Схема и размер оплаты труда
Схема и размер оплаты труда не являются чем-то незыблемым и могут меняться в соответствии с изменением целей и задач в компании и с изменениями на рынке. Также могут меняться нормативы, проценты, ставки.

СТАТЬЯ 11.
Предложения по изменению схемы и размера оплаты труда
Такие вопросы открыто обсуждаются сотрудником с непосредственным руководителем по следующей процедуре:
Сотрудник пишет на листе бумаги ответы на вопросы:
Что предлагается изменить, увеличить в заработной плате
и/или схеме ее расчета? Какую работу сотрудник готов делать дополнительно? Как от этого выиграет компания?
В течение пяти рабочих дней руководитель рассматривает эти предложения. Затем дает согласие или мотивированный отказ либо отдает предложение на доработку.

СТАТЬЯ 12.
Отношение к проблемам
Правильное отношение к проблемам — проговаривание их или превращение в задачу и решение по схеме:
сформулировать проблему —«как она выглядит для меня»;
переформулировать ее в задачу — «что нужно получить, что иметь как результат»;
найти один-три варианта решения задачи;
письменно зафиксировать эти пункты и отдать непосредственному руководителю.

СТАТЬЯ 13.
Намеки
В компании существует правило: «Намеки не понимаются». Существующие проблемы сотрудники решают согласно статьям 8 и 12. Если в речи коллеги замечен намек, ему незамедлительно на это указывают и предлагают переформулировать это как просьбу или предложение.

СТАТЬЯ 14.
Распоряжения
Распоряжения руководителем подчиненному отдаются устно. Сотрудник фиксирует распоряжение письменно, показывает запись начальнику, тот подтверждает правильность изложения. При этом руководитель может зафиксировать распоряжение, но это не освобождает подчиненного от обязанности делать это самому.

СТАТЬЯ 15.
Вопросы
Вопросы, которые требуют подробного ответа или возникают повторно, задаются в письменном виде. Руководитель отвечает на них устно, а сотрудник за ним записывает. Затем записи утверждаются. Относится ли вопрос к категории тех, что задавать письменно, определяет сам подчиненный, но в итоге решает руководитель.

СТАТЬЯ 16.
Вопросы — поиск ответов
При возникновении вопросов правильным является следующий алгоритм действий:
найти ответ самому;
если поиск результатов не дал, открыть файл «стандарты компании» и «корпоративная конституция» и найти ответ там;
если ответ не найден, обратиться к руководителю.

СТАТЬЯ 17.
Ничто не заметается под ковер
Если появился вопрос, произошел сбой, возникло недоразумение или иное событие, это всегда выносится на обсуждение. Результатом станет конкретное решение, которое устраивает обе стороны и исключает повторение недоразумения.

СТАТЬЯ 18.
Решение поднятых вопросов
Все вопросы решаются, а не остаются в подвешенном состоянии. По каждому из них руководителем назначается ответственный и сроки исполнения. Если к сроку результата нет — решение принимает либо руководитель, либо все откладывается на продолжительное фиксированное время.

СТАТЬЯ 19.
Предъявление претензий
Прежде чем предъявить к кому-либо претензию, сотрудник обязан задать себе три контрольных вопроса:
Какова действительная суть претензии-проблемы?
Что я сам не сделал для решения проблемы?
Что реально и кому предлагается сделать для решения проблемы?

СТАТЬЯ 20.
Запрет имитации деятельности
Имитация деятельности — это когда сотрудник вместо того, что надо сделать, делает то, что хочет, либо выполняет любую психологически более приятную работу. В компании такая деятельность запрещена.

СТАТЬЯ 21.
Вовремя
Любые договоренности, обязательства по срокам являются публичными действиями взрослого и ответственного человека и выполняются. В случае различных накладок передоговоренности создаются до окончания согласованного срока.

СТАТЬЯ 22.
Больничные и отпуска
Больничные оплачиваются в размере 7 дней в году. Оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Количество дней отпуска за свой счет оговаривается каждый раз с руководителем и определяется ситуацией.

Статья 23.
Оправдательные документы при покупках
Совершая покупку для нужд компании, сотрудник обязан взять у продавца накладную и счет-фактуру или кассовый и товарный чек. В них подробно (что и в каком количестве) расписывается, на что потрачены деньги. Если данная процедура не выполняется, руководитель вправе потребовать оплаты покупки из личных средств сотрудника.

Статья 24.
Фиксация междугородных звонков
Звонки по межгороду, в том числе и факсы, фиксируются в книге регистрации междугородных телефонных переговоров с указанием: даты, времени, продолжительности и цели разговора, телефонного номера, имени абонента и звонящего. Если звонок не зафиксирован, руководитель вправе потребовать оплаты из личных средств звонившего.

Статья 25.
Поведение на рабочем месте
«Порядок на столе, порядок в мыслях» — сотрудник в конце рабочего дня планирует день следующий. Уходя, работник убирает всю документацию в папки/тумбочку, моет кружку, чтобы утро начать с бодрого кофе или чая.
Покидающий помещение последним выключает оргтехнику, гасит свет и закрывает окна.

СТАТЬЯ 26.
Использование черновиков
Для экономии и уменьшения бумажного мусора все рабочие материалы, распечатки и записи, не используемые для передачи клиентам, производятся на черновиках. Для работы на принтерах и факсах используются качественные черновики (без скрепок и т.п.).

СТАТЬЯ 27.
Вредные привычки
Жевание жевательной резинки при клиентах и партнерах компании недопустимо. Курение в помещениях компании недопустимо.

СТАТЬЯ 28.
Чаепитие, организация обедов
Чаепитие и организация обедов является заботой сотрудников. Компания предоставляет для этого специальное помещение и оборудование: свч-печь, электрический чайник. Место после чаепития должно оставаться чистым.

СТАТЬЯ 29.
Оформление исходящей корреспонденции
Вся исходящая корреспонденция (печатная и электронная) изготавливается на фирменных бланках с использованием логотипа компании.

СТАТЬЯ 30.
Изменения и дополнения в конституцию
Все перечисленные правила могут быть изменены (отменены) в любое время. Соответствующие предложения по изменению готовятся в письменной форме их инициатором и доносятся до каждого члена коллектива перед их обсуждением.

обсудить статью