Лето, море, отпускные... и типичные ошибки работодателей

Сезон летних отпусков в самом разгаре. Работники строят планы, где провести очередной отдых. А для бухгалтерии — это напряженный период работы. Возникает масса вопросов. При этом работодатели не всегда соблюдают требования трудового законодательства.

За все ниже перечисленные ошибки работодателей установлена административная (уголовная) ответственность, а сотрудники вправе обратиться за защитой в трудовую инспекцию, органы по рассмотрению трудовых споров, суд.

Ошибка 1: Работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы женщинам — перед отпуском по беременности и родам или после него; работникам в возрасте до 18 лет (по заявлению работника).
В ст. 122 ТК РФ прописан порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков:

• оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно;
  
• право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. При этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Ошибка 2: Неправильно рассчитывается стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, отсчитывается со дня начала работы. Проработав шесть месяцев, сотрудник может рассчитывать на отдых. Ст. 121 ТК РФ устанавливает, какие периоды включаются в расчет. Проверьте себя. Из этих шести месяцев исключаются периоды: отпуска по уходу за ребенком; отпуска за свой счет, если он превышает 14 дней; время прогула без уважительной причины.

Ошибка 3: Работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время.
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  
• работникам в возрасте до 18 лет;
  
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Ошибка 4: Работодатель нарушает утвержденный график отпусков, например, без согласия работника переносит отпуск на следующий рабочий год.
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется специальным организационно-распорядительным документом по форме № Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004
№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») и обязателен как для работодателя, так и для работника.
Обратите внимание: График отпусков составляется не только для того, чтобы работодатель мог выполнить требования трудового законодательства и запланировать предоставление отпусков работникам с точки зрения производственной необходимости и интересов работников, но и для того, чтобы подготовиться к выплатам отпускных. Чтобы отступление от графика было правомерным, оно должно оформляться приказами (распоряжениями) о перенесении отпусков, об отзыве
работников из отпусков и письменным согласием работников ( ч. 3 ст. 124 ТК РФ, ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Ошибка 5: Работодатель нарушил сроки своевременного извещения работника о времени начала отпуска.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Можно внести дополнения в форму № Т-7 — включить отдельную графу, предназначенную для отметок работника о том, что ему известна дата начала отпуска (формулировка: «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись работника» или «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись работника»).

Ошибка 6: Отсутствует заявление работника на отпуск.
Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя. При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

• в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск (в этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска);
  
• работник уходит в отпуск не по графику. При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков. Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Очень важно! После того, как заявление подписано руководителем, издается приказ о предоставлении отпуска. Он составляется по типовой форме № Т-6. На основании приказа делаются отметки в личной карточке сотрудника (форма № Т-2) и его лицевом счете (форма № Т-54). Составляется записка-расчет (форма № Т-60) о предоставлении отпуска работнику. На лицевой стороне формы № Т-60 указываются общие сведения: период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания. Расчет отпускных приводится на оборотной стороне записки.

Ошибка 7: Работодатель несвоевременно выплатил работнику суммы отпускных.
В п. 9 ст. 136 ТК РФ указано, чтобы оплата отпуска работникам производилась не позднее чем за три дня до его начала. Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска, то согласно ч. 2 ст. 124 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Однако если работник не подаст заявление, то отпуск предоставляется ему в установленное графиком время.
Совет эксперта: Во избежание конфликтов с работниками и проверяющими органами объясните работникам причины, по которым им не может быть своевременно оплачен отпуск. Это может быть произведено как после выхода работника на работу, так и во время отпуска.
Обратите внимание: ст. 236 ТК РФ предусмотрено, что при нарушении работодателем установленного срока оплаты отпуска он обязан выплатить причитающиеся работнику суммы с уплатой процентов (денежной компенсации). При этом обязанность выплаты такой денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Административная ответственность за нарушение законодательства о труде, касающаяся несвоевременной оплаты отпускных работникам, предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибка 8: Ежегодный оплачиваемый отпуск делится на части, продолжительность которых составляет менее 14 календарных дней.
Как показывает практика, в коммерческих структурах работники отдыхают всего 14 дней в году. Количество частей, на которые можно разбить ежегодный оплачиваемый отпуск, не ограничено. Единственное, что ограничивает ст. 125 ТК РФ, это продолжительность одной из частей отпуска. Она не может быть меньше 14 календарных дней. Все остальное зависит от решения работодателя. Если работодатель согласится, то оставшиеся 14 дней работник может использовать как угодно.
Обратите внимание! Работодатели, не предоставляя сотрудникам отпуск в «нужном объеме», рискуют получить административный штраф в размере от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). При условии, если нарушения обнаружит трудовая инспекция.

Ошибка 9: Работника отозвали из отпуска без его согласия, в т.ч. и работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Ст. 125 ТК РФ установлено, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Часть отпуска, не использованная в связи с отзывом, должна быть предоставлена по выбору работника:

• в удобное для него время в течение текущего рабочего года;
  
• в следующем рабочем году вместе с ежегодным отпуском (путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год).

Условия предоставления неиспользованной части отпуска следует оговорить в приказе (распоряжении) об отзыве работника из отпуска.

Ошибка 10: Сокращение продолжительности отпуска в качестве меры наказания работника за нарушение трудовой дисциплины.
В ТК РФ такой меры не предусмотрено. Ст. 192 ТК РФ четко определяет дисциплинарные взыскания. За нарушение трудовой дисциплины администрация предприятия имеет право вынести замечание, выговор, а в отдельных случаях может и уволить работника. Таким образом, уменьшить отпуск работнику работодатель не имеет право, даже если он и нарушил трудовой распорядок.

Ошибка 11: Работодатель не предоставляет работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд.
Согласно статье 122 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять работникам отпуска ежегодно. То есть ситуация, когда работник не отдыхал более года, является нарушением трудового законодательства. Если трудовые инспекторы при проверке это обнаружат, то могут выписать предписание устранить данное нарушение. А впоследствии могут и оштрафовать.
В Письме Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 содержатся следующие разъяснения по вопросу предоставления работникам отпусков. Сотрудники организации должны ежегодно ходить в отпуск. Его непредоставление в течение двух лет подряд запрещено, в т.ч. работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Ошибка 12: Отпуск работнику полностью заменяется денежной компенсацией.
При желании отпуск можно заменить денежной компенсацией. Но по новым правилам не весь, а только его часть. Согласно действующей с октября 2006 года новой редакции ст. 126 ТК РФ, при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней.
Например, сотрудник компании не был в отпуске в 2006-2007 годах и в трудовом договоре ему установлен отпуск 31 календарный день. В 2008 году он решил полностью взять ежегодный отпуск и написал заявление на выплату компенсации за прошлый период. По новым правилам компенсация положена всего за 6 дней (2 х (31-28)). В старой редакции ст.126 НК РФ такого пояснения не было. Поэтому денежную компенсацию можно было выплачивать за 62 дня (31 день за 2006 год + 31 день за 2007 год).
Обратите внимание! Выплачивать компенсацию за отпуск, не связанную с увольнением, — это право, а не обязанность работодателя. Т.е. в принципе работодатель может отказать работнику в компенсации и отправить его на отдых. Это следует из ст. 126 ТК РФ.
ПАМЯТКА: Если работник проработал хотя бы 15 календарных дней и увольняется, то он имеет право на компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсация не зависит от стажа работы в компании и испытательного срока (ст. 121, 122 ТК РФ). Поэтому если сотрудник трудился в организации 15 календарных дней и больше, то компенсация рассчитывается как за целый отработанный месяц. А вот если меньше 15 дней, компенсация не положена вовсе (основание: п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169).
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного (дополнительного) оплачиваемого отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет.

Ошибка 13: Работников «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку.

Ошибка 14: При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация не за все неиспользованные отпуска, а только за неиспользованный отпуск за последний рабочий год.
Если работник решил уволиться, то компенсацию ему необходимо выплатить за все дни, которые он не отгулял. Такой вывод следует из статьи 127 ТК РФ. Аналогичные разъяснения даны в Письме Роструда от 1.03.2007 № 473-6-0. Бухгалтеру придется рассчитать и начислить данную выплату, если работник увольняется по одному из оснований, предусмотренных ТК РФ.

Расчет сумм отпускных (компенсации)

С октября 2006 года изменился порядок расчета среднего заработка для оплаты отпусков (ст. 139 ТК РФ). Рассчитывать отпускные (денежную компенсацию) нужно исходя из заработной платы за 12 полных календарных месяцев, предшествующих началу отпуска (а не за три, как раньше). Коэффициент, устанавливающий среднее число дней в месяце стал равен 29,4, а не 29,6.
Будьте внимательны! Правительство РФ Постановлением от 24.12.2007 № 922 утвердило Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Новый порядок следует применять с начала 2008 года.
Напоминаю, что отпускные относятся к расходам на оплату труда и облагаются НДФЛ, ЕСН, пенсионными взносами и взносами на страхование от несчастных случаев.

обсудить статью


Эльмира Багаутдинова
эксперт — налоговый консультант УЦ «Раздолье»,
член Палаты налоговых консультантов России