Укрощение бумажного змия

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Но на вопрос, нужна ли такая система вашему бизнесу, ответить пока могут не все.

В современных условиях высококонкурентного рынка информация является одним из наиболее важных ресурсов, а порой и основным капиталом компании. Однако информацией нужно грамотно управлять и уметь ею пользоваться. Увеличение объемов информации и их движение подобны уже не снежному кому, а целой лавине, несущейся с каждым днем все быстрее. Поэтому для полноценного функционирования и развития бизнесу необходимы современные ИТ-системы. В противном случае шансы на удержание позиций в среде конкурентов практически сводятся
к нулю. Причем недостаточно оснастить рабочие места современной компьютерной техникой — нужен софт, способный существенно помочь руководителям и сотрудникам предприятия в налаживании эффективной работы, в оперативном обмене информацией, в нормализации внутренних бизнес-процессов. Во многом такие задачи помогают решать системы электронного документооборота (СЭД).
Система электронного документооборота — это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.

Нужен ли вам СЭД?
Внедрение документооборота — это не просто «дань моде». Это — осознание тех преимуществ СЭД, которые заключаются, прежде всего, в повышении эффективности управления бизнесом. Это решение позволяет снизить издержки и поддерживать развитие бизнеса, что является наиболее приоритетными задачами в условиях «подорожавших» денег.

Прозрачность бизнес-процессов
Система электронного документооборота дает возможность отслеживать основные этапы выполнения бизнес-процессов (worlflow), что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Исключение несанкционированного доступа
Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного
«бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Повышение исполнительской дисциплины
По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя руководству полный контроль всех этапов работ, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Это особенно критично при сокращении персонала и уменьшении издержек.

Выполнение требований стандартов ISO-9000
Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК — это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие, что и обеспечивается внедрением СЭД.

Первый контракт
Для получения перечисленных преимуществ важно сделать правильный выбор системы электронного документооборота. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов, в той или иной степени решающих поставленные задачи. Одной из наиболее развитых по функционалу систем, преимущества которой уже оценили многие крупные и средние организации различных отраслей, является DIRECTUM.
Первым партнером компании DIRECTUM в Ульяновской области стал Внедренческий центр «Раздолье». Высокий профессионализм специалистов ВЦ «Раздолье» и опыт работы на рынке систем комплексной автоматизации управления и учета на базе ERP-систем позволили обратиться и к внедрению систем ECM-класса.
Руководитель ВЦ «Раздолье» Анна Тарасова отмечает: «При реализации проектов по внедрению систем управления предприятием мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда необходимо автоматизировать документооборот. Такая потребность в решениях для организации эффективного контроля движения, исполнения и хранения документов неизменно растет. Идя навстречу пожеланиям клиентов, ВЦ «Раздолье» будет осуществлять внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM». И это не просто намерения. Первый контракт уже заключен!