Услуги связи: налоговики требуют обоснований

Споры по вопросу правомерности признания для целей налогообложения расходов на оплату услуг связи не умолкают. Как показывает практика, в отдельных случаях требования налоговиков, касающиеся данных расходов, надо выполнять, в других — есть смысл поспорить.

Налоговый учет расходов на связь

Больше всего трудностей у организаций возникает с доказательством производственного характера расходов на мобильную связь. Если доказать не удастся — налоговики не только исключат эти затраты из состава расходов на оплату услуг связи, но и потребуют начислить на суммы оплаты работнику НДФЛ.
Возможность учета расходов на оплату услуг связи в составе прочих расходов, учитываемых для целей налогообложения для организаций, применяющих общий налоговый режим, предусмотрена пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, для применяющих УСН — пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Налоговые органы предъявляют следующие требования к порядку учета данных расходов:

• расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть
• произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
  
• расходы на сотовую связь (их размер) должны быть экономически обоснованы;
  
• понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

Организации следует иметь следующие документы:

• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников,
• которыми в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
  
• договор с компанией-оператором сотовой связи на оказание услуг;
  
• акты, подтверждающие факт оказания услуг;
  
• детализированные отчеты (счета), выставленные операторами связи, содержащие детализацию общей суммы платежа, номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.

ПАМЯТКА. Детализированный отчет — это основной «камень преткновения», который существует между налоговыми органами и налогоплательщиками уже более 10 лет. В случае его непредставления проверяющие делают вывод об отсутствии документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров.
По мнению специалистов налогового ведомства, перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебным мобильным телефонам, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.
Обратите внимание! Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи. Отсутствуют требования о расшифровке произведенных переговоров и об обязательности получения детализированных счетов и составления отчета по каждому звонку.
Если расчеты с оператором связи производятся на условиях 100-процентной предоплаты, то аванс, перечисляемый оператору, не признается расходом организации и учитывается в составе дебиторской задолженности на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Только получив от оператора счет, организация отражает свои расходы по оплате услуг связи.


Разъяснения Минфина России

Указанные выше требования налоговиков и перечень документов отражены в письме Минфина России от 27.07.2006 №03-03-04/3/15. Так, фирма может установить лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению работником за счет собственных средств.
Превышение установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как сотрудник возместит работодателю указанные затраты. При этом уплачиваемое возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо минфина от 23.05.2005 №03-03-01-04/1/275).
ПАМЯТКА. Необходимо утвердить приказ руководителя на лимит использования услуг мобильной связи каждым работником в месяц в соответствии с занимаемой им должностью (письмо минфина от 13.10.2006 №03-03-04/2/217). С одной стороны, это позволяет организации планировать свои расходы, однако с другой — может быть невыгодно с точки зрения налогообложения.
Использование в личных целях мобильной связи, оплаченной работодателем, экономически выгодно. Поэтому такой доход подлежит обложению подоходным налогом в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ. В письме Минфина от 5.06.2008 №03-03-06/1/350 сказано, что критерием экономической обоснованности таких расходов является необходимость работника в соответствии с установленными должностной инструкцией обязанностями использовать «мобильник» в служебных целях. Финансисты отметили, что при установке сим-карт на мобильные телефоны сотрудников организация будет учитывать расходы на оплату счетов в аналогичном порядке.
А в письме Минфина от 7.12.2005 №03-03-04/ 1/418 даны разъяснения по вопросу ведения телефонных переговоров в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе или же в выходные и праздничные дни. В этом случае затраты на оплату услуг сотовой связи также могут быть признаны расходами для целей налогообложения.
Наши рекомендации. В должностной инструкции сотрудника, который пользуется сим-картой организации в выходные дни, надо указать, что у него ненормированный рабочий день.


А судьи что...

Каждая организация вправе выбрать наиболее удобный и приемлемый способ обоснования и документального подтверждения понесенных расходов на связь. Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательства не требуют для учета расходов на сотовую связь наличия детализированного счета и тем более отчетов по каждому звонку.
Часто налогоплательщикам удается в суде обосновать и документально подтвердить понесенные расходы на телефонные переговоры и доказать свою правоту. Выводы налоговых органов в отношении не-обоснованного признания для целей налогообложения расходов на сотовую связь не находят поддержки у судей. Арбитры подчеркивают, что НК не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций и не предъявляет специальных требований к их оформлению.


Договор с оператором заключен сотрудником

В ситуации, когда договор с оператором сотовой связи заключен самим сотрудником, а организация возмещает работнику фактические затраты на оплату служебных разговоров (выплачивает компенсацию за использование личного телефонного аппарата в служебных целях), размер денежной компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. У организации должны быть документы (или их заверенные копии), выписанные на физическое лицо: заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг и детализированный отчет оператора, отчет работника о звонках служебного характера.
ПАМЯТКА. Организация должна располагать документами (или их заверенными копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.
В соответствии со ст. 188 ТК при использовании сотрудником личного имущества с согласия работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация и возмещаются затраты, связанные с его использованием. Размер последних определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Денежная компенсация не облагается подоходным налогом и ЕСН в пределах установленных организацией размеров (пп. 2 п. 1 ст. 238, п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина от 2.06.2006 № 03-05-01-04/43). Не нужно начислять и взносы на обязательное пенсионное страхование (письмо минфина от 11.03.2008 № 03-04-06-02/ 28).
Другой вариант. У налогового инспектора не возникает вопроса, когда организация подключила мобильный телефон, который ей не принадлежит, если она арендует этот телефон у работника (без сим-карты). Сумма арендной платы относится к прочим расходам, связанным с производством или реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Арендная плата за телефон будет доходом сотрудника. С него надо удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ, ст. 226 НК РФ). ЕСН на сумму арендной платы начислять не нужно (п. 1 ст. 236 НК РФ).
Как доказать, что звонки сотрудника с личного телефона, в который вставлена сим-карта, приобретенная организацией, носят производственный характер? Необходим детализированный счет оператора. В договоре о предоставлении услуг следует предусмотреть, чтобы оператор сотовой связи ежемесячно готовил организации такой отчет. По мнению налоговиков, производственную необходимость звонков, указанных в детализированном счете, подтвердит, например, договор с контрагентом, письменное распоряжение руководства сделать звонки, отчет сотрудника о результатах переговоров.
Имейте в виду! Практика показывает, что налоговики могут сами позвонить по номерам, которые значатся в детализированном счете. Если номер принадлежит лицу, который никак не связан с проверяемой организацией, налоговики снимут расходы на переговоры по этому номеру.


Корпоративная сотовая связь

Операторы сотовой связи предусматривают различные тарифы для физических лиц и субъектов предпринимательской деятельности. Например, у организаций и индивидуальных предпринимателей пользуются популярностью корпоративные тарифные планы, преимущества которых — низкая абонентская плата или полное ее отсутствие, широкий ассортимент допуслуг, всевозможные скидки, снижение цены за общение внутри тарифного плана и звонки на льготные номера и другие.
Применение таких тарифов существенно снижает расходы на сотовую связь и минимизирует документооборот, упрощает работу бухгалтера. Это позволяет подобрать максимально соответствующий потребностям каждого работника организации тарифный план.
ПАМЯТКА. К выбору тарифов следует подходить внимательно. От этого зависит не только сумма потраченных средств на услуги связи, но и возможные претензии, которые могут быть предъявлены налоговыми органами при проведении проверок.
Имейте в виду! Многие операторы связи предоставляют корпоративным клиентам бесплатные услуги. Их стоимость уже включена в тариф. Советуем не включать в текст договора упоминания о безвозме-здности таких предложений. В противном случае, в соответствии с п. 8 ст. 250 НК РФ, их рыночная стоимость будет признана внереализационным доходом организации.
Наши рекомендации. Корпоративную мобильную связь сотрудники компаний рассматривают как часть соцпакета, так как большинство работодателей не устанавливает никаких специальных условий ее использования. За такую непредусмотрительность можно поплатиться. Только наличие подписи сотрудника в документе позволяет распространить на него связанные с оплатой звонков обязательства — в противном случае всю ответственность несет работодатель. Использование корпоративной сотовой связи можно регулировать, например, «Положением о порядке возмещения расходов и компенсациях за мобильную связь», которое содержится в «Корпоративных правилах» компании.


Безлимитный тариф

Он выгоден тем сотрудникам, которые говорят по телефону не менее 1200 «мобильных» минут в месяц. Предлагаемый многими сотовыми операторами безлимитный тариф, казалось бы, устраняет проблемы, связанные с налоговым учетом затрат на мобильные переговоры. Однако чиновники считают, что расходы на сотовую связь могут уменьшать налогооблагаемую базу только в пределах, определенных приказом руководителя организации. Налоговики хотят видеть документ, в котором будет установлено, на какую сумму вправе «наговорить» сотрудник организации.
НК РФ не содержит таких условий, и организация может признать всю плату по безлимитному тарифу, без ограничений. Но лучше составить приказ. Приведенные в нем лимиты расходов на разговоры для каждого сотрудника должны быть выше фактических затрат на сотовую связь для данного работника. Например, если безлимитная связь для директора обходится в 5000 рублей в месяц, то в приказе нужно указать лимит в 6000 рублей.
Чтобы лимит не вызвал сомнений у налоговиков, он должен быть равен средним расходам на сотовую связь за прошлые месяцы при повременной оплате разговоров. Эта величина должна быть выше абонентской платы по безлимитному тарифу.


Делаем выводы

В организациях, где сотовая связь необходима многим работникам и потому затраты на ее оплату существенны, надо стремиться к тому, чтобы последние были учтены в расходах. Возможности для этого есть. Главное — запастись необходимыми подтверждающими документами, установить адекватные лимиты и, обрабатывая расшифровку оператора связи, исключить из расходов оплату наиболее «подозрительных» (с точки зрения налоговиков) звонков.



обсудить статью
Эльмира Багаутдинова
эксперт-налоговый консультант УЦ «Раздолье»,
член Палаты налоговых консультантов России