Готовимся к отпускам работников

Приближается сезон отпусков - горячая пора для кадровиков и бухгалтеров. Именно в это время возникает много вопросов об отпусках, на которые Трудовой кодекс РФ не всегда дает ответы.

Правовые основы

Отпускам в ТК РФ посвящена гл. 19 «Отпуска». В ст. 114 ТК РФ определено, что ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка предоставляется исключительно всем работникам - как организаций всех форм собственности, так и индивидуальных предпринимателей.

ПАМЯТКА: Норма ст. 114 РК РФ касается в том числе совместителей, сезонных работников, работников, с кем заключен срочный трудовой договор, надомников и тех, кто работает по удаленному доступу. И неважно, иностранцы они или граждане России.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работодателем за каждый рабочий год, отработанный у него (ч. 1
ст. 122 ТК РФ). Рабочий год составляет 12 полных месяцев со дня приема сотрудника на работу (Письма Роструда от 18.12.12 № 1519-6-1 и от 14.06.12 № 853-6-1). Следовательно, началом периода, за который работнику предоставляется отпуск, будет не 1 января, а дата, соответствующая дню поступления на работу. По общему правилу продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней.

Если отпуск попадает на праздничные дни, может ли сотрудник написать заявление на отпуск в календарных днях, включая праздничные дни?

- Праздничные дни не включаются в общее число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). Работник в заявлении на отпуск может указать точную дату начала отпуска и его продолжительность в календарных днях.

Имейте в виду! Продолжительность отпуска может изменяться только в сторону увеличения (ч. 2 ст. 1 15 ТК РФ). Если работник нарушил трудовой распорядок, сокращать отпуск в качестве наказания нельзя. В ТК РФ таких мер не предусмотрено. Ст. 192 ТК РФ четко определяет дисциплинарные взыскания.

По общему правилу отпускные нужно выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Очень важно! Если выплатить отпускные работнику позже установленного трудовым законодательством срока, он вправе написать заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на более поздний срок. В этом случае работодатель будет обязан перенести начало отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

В каких днях определяется срок для выплаты отпускных (рабочих или календарных)?

- По мнению Роструда, речь идет о календарных днях. Разъяснения приведены в Письмах Роструда от 21.12.11 № 3707-6-1, 30.07.14 № 1693-6-1, Информация Минтруда РФ от 16.06.14. При этом в календарные дни включаются в том числе и нерабочие (выходные и праздничные) дни. Это установлено
ч. 3 ст. 14 ТК РФ. Если день выплаты отпускных совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, выплачивать их нужно накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Если отпуск оплачен позднее трех дней до его начала, какие возникают последствия?

- В этом случае работодатель должен одновременно с оплатой отпуска выплатить работнику компенсацию за просрочку в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ от не выплаченной в срок суммы отпускных за каждый день задержки (ч. 9 ст. 136, ст. 236 ТК РФ). Компенсация выплачивается независимо от вины работодателя в просрочке.

ПАМЯТКА: Можно выплачивать отпускные ранее установленного срока. В ч. 9 ст. 136 ТК РФ говорится о минимальном сроке их выплаты. Об этом сказано в Письме Роструда от 30.07.14 № 1693-6-1.

Допустимо ли разделение отпуска на части? Как правильно это сделать?

- На практике много вопросов возникает по делению отпусков. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Но для этого нужно согласие работника и работодателя. При этом одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Эту часть отпуска дробить нельзя. А вот на сколько частей можно разделить оставшийся отпуск и какая минимальная продолжительность каждой части оставшегося отпуска, в ТК РФ не указано. Эти дни работник может использовать по своему усмотрению и по согласованию с работодателем.

ПАМЯТКА: Можно брать оставшийся отпуск даже по одному дню 14 раз. Это не запрещено, но скорее всего нецелесообразно.

Работник просит продлить отпуск. Обязан ли работодатель продлевать отпуск? Может ли работодатель поставить работнику прогул или предоставить отпуск за свой счет?

- Случаи продления отпуска перечислены в ст. 124 ТК РФ. Это может быть болезнь работника в период отпуска либо исполнение в период отпуска гособязанностей. Могут быть и другие случаи, если они установлены колдоговором или приказами работодателя. Если работник своевременно не выходит на работу, он должен доказать уважительность причин отсутствия на работе, предоставив оправдательные документы. В этой ситуации отсутствие на работе прогулом признать нельзя. Для предоставления отпуска без сохранения заработной платы работник должен подать об этом заблаговременно заявление, а работодатель - издать соответствующий приказ.

Работник просит перенести отпуск, чтобы совместить его с отпуском супруга/супруги. Обязан ли работодатель пересмотреть график отпусков?

- Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, который является обязательным для работника и работодателя. ТК РФ предусмотрены случаи, когда отпуск должен предоставляться работнику по его просьбе вне графика. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя. Таким образом, работодатель не обязан переносить отпуск по требованию работника, если такой случай не предусмотрен ТК РФ.

ПАМЯТКА: Согласно ст. 123 ТК РФ утвердить график работодатель обязан не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года. Если работник отказывается уйти в отпуск по графику, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Ст. 124 ТК РФ запрещает работодателю не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Таких ситуаций лучше не допускать. В исключительных случаях, когда в связи с производственной необходимостью в отпуск работника (с его согласия) не пустили, предоставить этот отпуск нужно до истечения 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

Имейте в виду! Отказ работодателя предоставить работнику отпуск по графику может закончиться для него привлечением к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. С 01.01.2015 штрафы ужесточены.

Пропадает ли неиспользованный отпуск? Если да, то в течение какого времени надо его использовать?

- Нет. Неиспользованные отпуска за прошлые годы не пропадают. Если же работник увольняется, то ему нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска, сколько бы их ни было (ст. 127 ТК РФ).

Работник предъявил больничный, выданный ему в период отпуска. Как поступить с отдыхом и отпускными?

- Если работник заболел во время своего отпуска, работодатель должен назначить пособие по временной нетрудоспособности по его больничному листку, а отдых, на который пришлись дни болезни, перенести или продлить (ст. 124 ТК РФ, ст. 5 Закона № 255-ФЗ). Конкретные даты переноса или продления отдыха определяет работодатель с учетом пожеланий работника, изложенных в заявлении. На основании этого документа и приказа бухгалтерия делает перерасчет отпускных. Сумму за неиспользованные дни отпуска зачитывают либо в заработную плату за отработанное после отпуска время, либо в будущие отпускные.

Очень важно! Если работнику выдан больничный лист по уходу за больным членом семьи в период ежегодного оплачиваемого отпуска, его отдых не продлевается и не переносится, а пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (ст. 124 ТК РФ).

Работнику оформили и оплатили отпуск, но затем из него отозвали. Можно ли вернуть отпускные?

- Отзыв должен быть правильно оформлен. Отозвать работника из ежегодного оплачиваемого отпуска можно только с его согласия. Для этого работодателю следует сначала представить сотруднику предложение об отзыве из отпуска, получить его отметку на этом документе, затем издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись (ст. 125 ТК РФ). В этом случае неотгулянные дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику по его желанию в любое удобное для него время. На основании указанных кадровых документов бухгалтер должен сделать перерасчет отпускных.

Можно ли уволить работника в отпуске?

- Уволить отпускника по инициативе работодателя нельзя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Но уволиться по собственному желанию работник может в любой момент, во время любого отпуска. Не имеет значения, что дата увольнения наступит раньше даты окончания отпуска, например, когда работник заранее предупредил об увольнении (по общему правилу - за две недели); по согласованию с работодателем работник увольняется до истечения срока предупреждения. Этот вывод подтверждается разъяснениями специалистов Роструда в Письме от 05.09.06 № 1551-6.

Расчет среднего заработка для отпускных

Средний заработок - это ключевой показатель при расчете отпускных. Но ошибочно считать, что он зависит только от доходов сотрудника. Важны многие факты: где работал, по какому графику, повышалась ли зарплата и т.д. Средний заработок для отпускных рассчитывают на основании Постановления Правительства РФ от 24.12.07 № 922.

Для отпускных средний заработок надо брать за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. При этом в расчет берутся только выплаты по настоящему месту работы. Если же сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев, берите фактический период работы.

ПАМЯТКА: Можно изменить расчетный период, например, на три месяца (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Но лучше этого не делать. Менять расчетный период можно, только если это не нарушает прав работника.

Эльмира Багаутдинова

Практикующий эксперт, налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов России, аттестованный преподаватель ИПБ и ПНК России, программ МВА при УлГТУ

Фото: http://habinfo.ru