Правила налогообложения отпускных в 2016 году: что изменилось

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТПУСКАХ

Предоставление очередного оплачиваемого отпуска работникам - обязанность работодателя, установленная трудовым законодательством. Общие требования по предоставлению отпуска и осуществлению расчетов с работниками, уходящими в отпуска, установлены нормами главы 19 ТК РФ. В ст. 114 ТК РФ определено, что ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка предоставляется исключительно всем работникам - как работникам организаций всех форм собственности, так и работникам индивидуальных предпринимателей (ИП).

ПАМЯТКА: Норма ст. 114 РК РФ касается в т. ч. совместителей, сезонных работников, работников, с которыми заключен срочный трудовой договор, надомников и тех, кто работает по удаленному доступу.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работодателем за каждый рабочий год, отработанный у него (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Рабочий год составляет 12 полных месяцев со дня приема сотрудника на работу (Письма Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1 и от 14.06.2012 № 853-6-1).

РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА (СЗ) ДЛЯ ОТПУСКНЫХ

Общие требования к порядку исчисления средней зарплаты установлены ст. 139 ТК РФ. Необходимо учитывать, что СЗ за отпуск должен выплачиваться не позднее, чем за три календарных дня обычным работникам (ст. 136 РК РФ). Уполномоченные органы власти в последнее время четко указывают на то, что выплата СЗ должна производиться именно за три календарных, а не рабочих дня (Письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если данный срок нарушается, работодатель обязан выплатить сотруднику размер процентов за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ). Средний заработок — это ключевой показатель при расчете отпускных. По- рядок расчета отпускных не изменился. Но ошибочно считать, что он зависит только от доходов сотрудника. Важны также иные факты — где работал сотрудник, по какому графику, повышалась ли зарплата, и т. д.

Средний заработок для отпускных рассчитывают на основании Постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Для отпускных средний заработок надо брать за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. При этом в расчет берутся только выплаты по настоящему месту работы. Если же сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев, берите фактический период работы.

ОСОБЕННОСТИ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ СУММ ОТПУСКНЫХ

Налог на прибыль при ОСНО, единый налог при УСН

Проблема возникает, когда отпуск приходится на разные отчетные перио- ды («переходящие» отпускные). Разъяснения приведены в Письме Минфина России от 12.05.2015 №03-03-06/27129 и ранее (Письмо Минфина России от 23.07.2012г № 03-03-06/1/356). При применении ОСНО (если организация не формирует резерв на оплату отпусков (ст. 324.1 НК РФ), сумма начисленных «переходящих» отпускных включается в состав налоговых расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный (налоговый) период.

Очень важно! Позиция Минфина идет вразрез и с мнением ФНС России, и с судебной практикой. В своем Письме от 06.03.2015 №7-3-04/614@ она предложила учитывать такие расходы единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены. Эти разъяснения налоговиков радуют, так как они выгодны налогоплательщикам, но на практике ими пока рискованно руководствоваться. Однако тем, кто готов спорить, можно ссылаться на это письмо, защищая свою позицию.

При применении УСН с объектом «доходы минус расходы» расходы на выплату отпускных учитываются по факту их оплаты (кассовый метод), при условии, что они обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ, 346.17 НК РФ, пп. 6 п.1ст. 346.16 НК РФ, ст. 255 НК РФ).

НДФЛ

НДФЛ начисляется в момент начисления отпускных. До 2016 года в тот же момент возникала обязанность организации по перечислению сумм начисленного налога в бюджет. С 01.01.2016 г. установлены новые сроки перечисления НДФЛ. В соответствии с новой редакцией абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ при выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков (пособий по временной нетрудоспособности) нало- говые агенты обязаны перечислять суммы налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (ФЗ от 02.05.2015 №113-ФЗ). У работодателей теперь больше времени на то, чтобы рассчитаться с бюджетом.

Обратите внимание! Не позднее, а необязательно в последний день месяца. То есть позже нельзя, раньше можно. Можно не ждать конца месяца, чтобы уплатить налог. Если удобнее работать по прежним правилам, организация вправе перечислять налог сразу после выплаты отпускных или пособий по болезни.

ПАМЯТКА: Для НДФЛ есть три важные даты: получения дохода, удержания и перечисления налога, которые зависят от вида дохода. Эти даты необходимы, в том числе чтобы заполнить строки 100–120 новой ежеквартальной формы 6-НДФЛ.

Начисление страховых взносов (СВЗ)

Письмами Минтруда России от 17.06.2015 №17-4/В-298, от 04.09.2015 №17-4/ Вн-1316 и от 04.09.2015№17-4/В-448 разъяснено, что исчисление СВЗ осуществляется плательщиком в том периоде, в котором были начислены выплаты работникам. В том числе когда начисление отпускных производится в одном периоде, а отпуск начинается в другом, вне зависимости от периода их фактической выплаты работникам. Аналогичное разъяснение приведено в Письме ФСС РФ от 16.12.2014 №17-03-09/08-4428П.

ПЕНИ ЗА ПРОСРОЧКУ УПЛАТЫ НДФЛ

За просрочку уплаты НДФЛ налоговики начисляют компании пени (п. 3 ст. 75 НК РФ). Если пропустить день уплаты налога несколько раз в месяц, получится внушительная сумма пеней. Чтобы не пропустить срок уплаты налога, нужно перечислять НДФЛ в бюджет в день выплаты дохода, как это делали до 2016 года.

Имейте в виду! С 01.01.2016 г. расчет пеней за просрочку уплаты налога производится по ключевой ставке - 11% (Указание Банка России от 11.12.2015 №3894-У).

ВОПРОСЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ В ПРАКТИКЕ

Вправе ли работодатель перечислить отпускные сотруднику не за три дня до начала его отпуска, а накануне отпуска или в день выплаты зарплаты, если такая возможность закреплена в коллективном договоре?

Не вправе. Производить выплату раньше разрешается. Но позже этого срока – опасно. Исключений в ТК РФ не предусмотрено. За такое нарушение проверяющие из трудовой инспекции могут назначить компании штраф в размере до 50 000 руб., директору – до 5000 руб. Бухгалтера также могут оштрафовать на сумму до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 26.08.2015 №14-2/В-644).

Работник предъявил больничный, выданный ему в период отпуска. Как поступить с отдыхом и отпускными?

Если работник заболел во время своего отпуска, работодатель должен назначить пособие по временной нетрудоспособности по его больничному листку, а отдых за дни болезни перенести или продлить (ст. 124 ТК РФ, ст. 5 Закона № 255-ФЗ). Конкретные даты переноса или продления отдыха определяет работодатель по заявлению работника. На основании заявления и приказа делается перерасчет отпускных. Сумму за неиспользованные дни отпуска зачитывают либо в заработную плату за отработанное после отпуска время, либо в будущие отпускные.

Очень важно! Если работнику выдан больничный листок по уходу за больным членом семьи в период ежегодного оплачиваемого отпуска, его отдых не продлевается и не переносится, а пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается (ст. 124 ТК РФ).

Организация отправила работника в командировку. После окончания командировки работник остался в этой местности для проведения отпуска. Работодатель возместил работнику стоимость проезда к месту командировки и обратно из отпуска. Можно ли в целях налога на прибыль учесть в составе расходов стоимость билетов?

Согласно последней позиции Минфина России (Письмо от 20.11.2014 №03- 03-06/1/58868), в таких случаях организация в целях исчисления налога на прибыль имеет право учесть расходы на билеты только к месту командировки, так как в место жительства работник возвращается не после командировки, а после отпуска. Ранее Минфин России придерживался противоположной позиции (Письмо от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191). Вопрос спорный.

Эльмира Багаутдинова, практикующий эксперт, консультант по налогам, член Палаты налоговых консультантов России, аттестованный преподаватель ИПБ и ПНК России, программ МВА при УлГТУ