Бизнес уходит от бумаг

Бумажная документация – пережиток прошлого. Она замедляет скорость бизнес-процессов, нагружает сотрудников долгим поиском и восстановлением документов в случае их утраты, требует неоправданных затрат на принтеры, расходники и содержание архивов.

Несмотря на бурное развитие информационных технологий, победить «бумажную чехарду» не так-то просто. Под лавиной бумаг прочно засели госучреждения, пенсионные фонды, банки и страховые компании, крупные предприятия и образовательные учреждения.

Современные электронные решения позволяют выбраться из-под этой лавины, перейдя на документацию в «цифре». Один из самых свежих и передовых продуктов – электронный документооборот от МТС. Это программный комплекс, который позволяет предпринимателям полностью и навсегда отказаться от бумажных документов.

По нашей просьбе в компании МТС ответили на вопросы предпринимателей, задумавшихся о переходе на «цифру».

У меня налажен традиционный бумажный документооборот. Зачем переходить на электронный?

Электронный документооборот (ЭДО) – не просто дань моде и разговорам о цифровой экономике. Это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании, ускоряет принятие решений на всех уровнях – и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.

Сколько я сэкономлю, если перейду на ЭДО?

На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Так, предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 21 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.

Не будет ли электронный документооборот замедлять отлаженные бизнес-процессы?

Он их наоборот ускорит. По расчетам МТС клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в шесть раз ускоряют поступление платежей, на 88% сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ритейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удаленных клиентов и на 54% сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в три раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40% быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.

Я ИП, зачем мне ЭДО?

Экономия расходов и сохранение их на минимальном уровне – в интересах любого индивидуального предпринимателя. Большинство предпринимателей регулярно взаимодействуют с крупным и средним бизнесом (модель B2B) и тонут в бумагах из-за необходимости поддерживать двусторонний документооборот. Переход на электронный ЭДО сокращает постоянно растущие издержки и операционные затраты, зачастую не относящиеся к основному бизнесу ИП. Без этого невозможно вырасти в малый бизнес, а затем продолжать развиваться в бизнес среднего и крупного сегмента.

Какие бумажные документы можно заменить электронными?

Абсолютно все. ЭДО от МТС является юридически значимым – соответственно, позволяет обмениваться юридически значимыми документами. Их содержание, безусловно, воспринимается как подлинное; чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнерами – клиентами, поставщиками и контрагентами.

В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов.

В свете частных кибератак насколько безопасно хранить данные в электронном виде?

Передавать документы в электронном виде намного безопаснее, чем в бумажном. Все документы, пересылаемые через систему МТС, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. МТС, в отличие от других операторов сотовой связи, не передает данные клиентов третьим лицам и другим компаниям для организации и проведения ЭДО (так часто происходит при работе по партнерской схеме). В нашем случае МТС получил паспорт оператора ЭДО на свою собственную систему и предоставляет услугу без посредников. Кроме того, клиенты смогут вести учет входящих и исходящих документов, систематизировать их и пользоваться удобной системой поиска документов в архиве.st-block-20

ЭДО – это сложно? Нужно будет менять оборудование?

МТС предоставляет удобный web-интерфейс для доступа к системе ЭДО: обновление всех компонентов системы происходит удаленно и не требует от клиентов каких-либо усилий. Система ЭДО от МТС может работать как вместе с текущей системой ЭДО клиента, так и полностью ее заменить (актуально для микро- и малого бизнеса). Работать в системе можно из любой точки мира на персональном компьютере, для работы требуется лишь подключение к сети Интернет.

Мне придется заново обучать сотрудников?

Принципы обмена электронными документами аналогичны принципам обмена бумажными документами. Здесь точно такая же логика, поэтому обучать дополнительно сотрудников необходимости нет. ЭДО от МТС похож на электронную почту, ориентироваться в нем легко и удобно, а освоить весь функционал можно будет за пару часов. Кроме того, в системе ЭДО от МТС есть понятная краткая и полная инструкция для более требовательных к функционалу пользователей.

Я могу обмениваться документами с любой компанией или только с той, у которой тоже есть ЭДО?

Компания, которая перешла на ЭДО от МТС, может обмениваться документами с любой организацией. Если же кого-то из партнеров или контрагентов не окажется в списке доступных к взаимодействию, можно пригласить его в безбумажное будущее посредством внутренней функции системы «Пригласить в ЭДО».

Если МТС запускает ЭДО, это значит, что с МТС тоже можно обмениваться счетами?

Сейчас МТС тестирует эту функцию, и она будет доступна в ближайшее время. Она уже работает для процессов закупки и бухгалтерии.

Какой электронный документооборот выбрать?

Необходимо, чтобы ЭДО был сертифицирован в Федеральной налоговой службе. Так, у МТС есть паспорт доверенного оператора ЭДО. Услуга разработана с учетом новых требований ФНС, вышедших в 2016-м и 2017 году, и соответствует всем законодательным актам, регламентирующим использование ЭДО.

В чем преимущества электронного документооборота от МТС?

Переход на ЭДО от МТС – быстрый и простой. К тому же у МТС одни из самых выгодных тарифов на передачу документов через систему ЮЗ ЭДО. Это касается как стоимости пакетов, так и передачи единичного документа.

Сколько стоит перейти на документооборот от МТС?

Стоимость отправки одного документа составляет всего 7 рублей, а общая стоимость услуги зависит от общего количества переданных документов. Для удобства пользователей разработаны пакеты, в которых действует прогрессивная шкала скидок: чем больше пакет, тем меньше стоимость каждого документа внутри него. Так, при покупке пакета «ЭДО 1000» стоимость отправки одного документа составит 6 рублей, при покупке «ЭДО 10 000» – 4,5 рубля, а при покупке «ЭДО 100 000» – 3 рубля. Подробнее об объемах и стоимости пакетов можно узнать здесь. Срок действия любого подключенного пакета – 365 дней. Выбранный пакет позволяет обрабатывать в системе ЭДО от МТС установленное количество любых документов согласно количеству документов в пакете. Плата за выбранный пакет списывается один раз при подключении пакета.