Что такое внутренний аудит. Нужен ли он компании

Юлия Баженова

---

руководитель отдела контроля качества и обучения компании Бридж Групп

Цель внутреннего аудита

Заключается в том, чтобы оценить эффективность работы организации, выявить проблемные зоны и риски, а также предложить рекомендации по их устранению.

Внутренний аудит помогает руководителю и топ-менеджменту компании получить объективную информацию о ее деятельности, выявить слабые места, точки роста и улучшить процессы. Также он способствует соблюдению нормативных стандартов и законодательных требований; повышает прозрачность и эффективность использования внутренних ресурсов организации.

На практике ситуации, когда цель аудита «проверить всё» встречаются крайне редко. Например, при due-diligence (англ. - комплексная юридическая проверка), комплексной независимой оценке компании, которая может проводиться перед сделкой купли-продажи бизнеса или инвестировании, проверяют максимальное количество аспектов компании.

И все же чаще инвестора может интересовать только юридическая «чистота» компании и достоверность финансовых показателей. А с несовершенством внутренних бизнес-процессов он готов самостоятельно впоследствии поработать.

Как внедрять, с чего начинать

Для организации системы внутреннего контроля в компании следуйте следующим шагам:

1. Подготовка: определите цели и область проведения аудита.

Зачем, например, проверять отдел продаж, если он выполняет планы продаж? Правильно, нЕзачем.

Более актуальной проверка коммерческого блока будет, если при плане продаж в 100%, рентабельность продаж ниже заданного уровня, или, например, длительность сделки чересчур большая, по сравнению с лучшими практиками рынка. В данном случае действительно важно проанализировать, каким образом формируются предлагаемые клиентам цены, а также установленный порядок взаимодействия продаж и производства на этапе сделки и т.п.

Или у вас завод, и по каким-то причинам процент брака превышает установленный норматив. Аудит производственного, закупочного и смежных процессов, скорее всего, выявит причину и позволит исправить ситуацию.

И после того как будет понятно, ЧТО проверять, следует составить план аудита и назначить ответственных за него сотрудников.

Если у вас или у ответственных сотрудников есть опыт в проведении необходимой проверки, то эксперты точно будут знать, что с чем сравнить, на предмет каких параметров делать оценку и в какой последовательности, и сроки.

А если такой экспертизы в компании нет, то специализированные компании могут стать вам помощниками. При этом желательно организовать «тендер» такого подрядчика и оценить его компетенции и опыт в проверках именно вашего вопроса. То есть компания, профилем которой является аудит отделов продаж, вряд ли качественно проведет аудит финансовой отчетности.

2. Непосредственное проведение проверки.

Выполните проверку соответствия действующих процедур и политик/регламентов компании, проведите анализ финансовых данных, операций и процессов. Соберите необходимую информацию, документацию и данные.

На данном этапе руководству компании очень важно быть и демонстрировать свою вовлеченность и заинтересованность. Зачастую на практике руководители самоустраняются из коммуникации между проверяющими и ответственными за объект проверки, а последние, пользуясь этим, саботируют предоставление информации, затягивают сроки и т.п., Как итог - отчет получается неинформативным.

3. Отчет по итогам проверки.

Отчет о проверке должен содержать информацию об объекте проверке, базе сравнения, описание выявленных проблем и рекомендаций. В зависимости от оргструктуры получателем отчета могут быть непосредственный руководитель компании, акционеры, топ-менеджмент

Как говорил мой преподаватель по предмету «Налоговые проверки»: если что-то не нашли, значит плохо искали. Как бы идеально ни была выстроена система, всегда найдутся способы для улучшения. Имеется в виду, что если показалось и искали не там, то с вероятностью 99,9% будут идеи о том, как процесс сделать еще быстрее, лучше, сильнее. Это также немаловажный результат.

А также важно учесть аспект пункта 2 - заинтересованность. Если вы не хотите получить отчет с «документы не предоставлены», «оценить не представляется возможным» и т.п., то инициатор аудита должен настойчиво проявить свою заинтересованность, поставить приоритеты участникам и быть на оперативной связи в течение проведения проверки.

4. Реализация рекомендаций/исправление ошибок.

По итогам проверки также должен быть разработан план действий/мероприятий по исправлению выявленных проблем и улучшению процессов в компании. Наверняка, будут выявлены моменты, которые можно будет нейтрализовать здесь и сейчас, а что-то, например, системная ошибка или точка роста для оптимизации, потребуют более глубокой проработки вопроса с учетом большего времени, ресурсов и вовлечение смежных подразделений.

5. Мониторинг и контроль.

Предложенные мероприятия должны быть реализованы. Иначе, зачем это всё было затевать!? Ну, а оперативный контроль должен также перетерпеть изменения с учетом вопросов, выявленных в рамках проверки.

На данном этапе, как и в процессе проведения проверки, можно столкнуться с сопротивлением. Предлагаемые изменения могут быть направлены на принципиальные изменения в действиях конкретных людей, что может также восприниматься с сопротивлением. В таком случае также рекомендуется проявить личную заинтересованность со стороны руководства, подключить HR-департамент, внести изменения в систему мотивации относительно вводимых изменений.

6. Корректировка системы внутреннего аудита.

Если по итогам проверки были реализованы кардинальные изменения процессов/процедур/политик/иного, то и подходы аудита просто не могут остаться без изменений. Важно об этом помнить! Иначе проверяющие будут выглядеть странно в поисках людей там, где был роботизирован рабочий труд.

Или результаты аудита будут попросту нерелевантны, потому что сопоставляли несопоставимое.

Важно учитывать, что внутренний аудит должен проводиться регулярно и быть независимым от проверяемых структур и подразделений компании.

Во сколько это обойдется компании

Вопрос стоимости многосоставной. Например, если речь идет о компании, где всё четко, есть регламенты, методологии, ответственные и показатели, то здесь легко прикинуть штат сотрудников для внутренней службы контроля качества, или вообще отдать на аутсорсинг вопрос контроля.

Например, аудит отдела продаж небольшой компании стоит от 50 тысяч рублей.

А если непонятно, что с чем сравнивать, то для реализации системы необходимо сформировать базу: регламенты, методологии, схемы, показатели, определить ответственных. И только после этой кропотливой работы удастся качественно провести проверку. Кстати говоря, в небольших компаниях чаще всего и выявляют узкие места там, где непонятно, кто ответственный, делают, потому что привыкли так делать, знания передаются из уст в уста и т.п.

Если вы совсем-совсем не знаете, с чего начать, но есть понимание, что необходимо улучшать какие-либо показатели компании, то можно обратиться к аналитикам бизнес-процессов, которые проконсультируют, зададут правильные вопросы и помогут определить приоритеты. Их стоимость также варьируется.

Если говорить о крупном бизнесе, то в оргструктуре таких компаний присутствует подразделение под кодовым названием «отдел контроля качества», сотрудники которого на постоянной основе аудируют бизнес-процессы, результаты работы предприятия и совершенствуют действующие порядки. Штатный специалист такого профиля обходится компании от 100 тыс. рублей и выше (по московским меркам).

Как часто проверять и кого

Частота, объекты, параметры, методология проверок могут различаться в зависимости от размера компании, специфики ее деятельности, структуры, потенциальных рисков и других факторов.

Частота проверок может быть определена внутренними стандартами компании или законодательными требованиями. Обычно внутренний аудит проводится ежегодно или периодически в течение года. Например, обязательный аудит финансовой отчетности обязаны проходить все компании, соответствующие законодательно установленным критериям. Если речь о малом бизнесе, то постоянные проверки всего ему не требуются, а вот в крупной компании, такая потребность может иметь место как инструмент дополнительного контроля.

Объектами проверок службы внутреннего аудита могут быть различные подразделения компании (отдел продаж, производство, склад и т.п.), бизнес-процессы (логистика, клиентский сервис), финансовые операции (платежная дисциплина, дебиторская/кредиторская задолженность), системы контроля и управления рисками. Также могут проводиться проверки соблюдения законодательства, стандартов и внутренних политик компании.

Кроме того, может проверяться деятельность конкретных сотрудников или групп сотрудников компании, если имеются подозрения на нарушения или несоответствия.

В случае привлечения сторонних проверяющих, обозначив свои «боли» руководство может получить рекомендации относительно объектов проверки.

Нашли ошибку – что дальше

Во-первых, не ошибается тот, кто не работает.

Во-вторых, даже механизмы дают сбой.

В-третьих, варианты развития событий могут быть разные, как и сами компании. А точнее...

Например, уволить сотрудника, «пойманного» на воровстве можно быстро. А вот, если в целом в компании отсутствует процесс закупок, то выстраивание и внедрение такого процесса в зависимости от специфики бизнеса может занять от двух месяцев и более.

1. Как выше уже указывали, и это основное, в зависимости от степени ошибки - решаем быстро или отправляемся в глобальные изменения.

2. Результаты аудита иногда ложатся в систему материального стимулирования. А могут быть выявлены новые ошибки, которых раньше не было.

3. Провести оценку значимости выявленного. Иногда можно найти 1000 ошибок по рублю, а можно одну на миллиард.

Самое главное не пускать всё на самотек. Сегодня вопрос может быть не решен, как не срочный и не важный, но скорректирован быть должен рано или поздно с целью исключения злоупотреблений.

Что изменилось в компании после внедрения ВУ

После внедрения внутреннего аудита компания может ожидать следующие изменения и преимущества:

1. Улучшение управления.

Внутренний аудит выявляет слабые места в управленческих процессах и формирует рекомендации по их улучшению, что позволяет принимать эффективные управленческие решения. Компания функционирует как система, а не как государства в государстве.

2. Повышение прозрачности.

Внутренний аудит способствует прозрачности деятельности компании, что повышает доверие со стороны инвесторов, партнеров и клиентов. Сотрудники понимают, ЧТО они должны делать и какой результат предоставить, чувствуют себя спокойно.

3. Контроль над рисками.

Внутренний аудит помогает выявлять потенциальные риски и проблемы в деятельности компании, что позволяет оперативно реагировать на них или даже устранять.

Риск не всегда благородное дело. Представьте, если на автомобильных заводах отменят процедуры краш-тестов. Репутационные и финансовые потери в таком случае несоизмеримы с затратами на проведение таких тестов.

4. Соблюдение нормативных требований.

Посредством внутреннего аудита компания следит за соблюдением законодательства, стандартов и внутренних политик, что помогает предотвращать возможные штрафы и претензии.

Во всех крупных финансовых институтах присутствует как операционная система контроля, так и регулярный внутренний и внешний аудит, в том числе со стороны государства.

5. Повышение эффективности бизнес-процессов.

Внутренний аудит бизнес-процессов позволяет выявить их неэффективность, отклонения метрик процессов и сформировать мероприятия по оптимизации, автоматизации, роботизации этих процессов, что окажет позитивное влияние на ключевые показатели компании.

Такое часто бывает с рутинными процессами. Сотрудники, ежедневно выполняя одни и те же операции, иногда не задумываются об их эффективности. Так, например, в одной компании проанализировали деятельность двух экономистов и выявили много «ручной» работы с большим массивом данных в формате Excel. После демонстрации их работы стало понятно о неопытности специалистов и возможности применения макросов, что по итогу реализации позволило высвободить более 100 рабочих часов двух специалистов в месяц.

6. Развитие корпоративной культуры.

Очень важно позиционировать внутренний аудит как процесс помогающий, а не карающий. Только таким образом корпоративная культура ответственности и прозрачности будет повышать мотивацию сотрудников и улучшать внутренние коммуникации.

Так, встречаются примеры, где отделы борются за очередность аудита в план-графике проверок внутренней службы, где приходят отделами на выручку к смежными/зависимым подразделениям, чтобы помочь достичь совместных показателей.

В целом, внедрение внутреннего аудита благотворно сказывается на всех сферах деятельности компании, а также вносит свежий взгляд на происходящее со стороны; является не обязательным, но желательным, а также гибким с точки зрения его организации и проведения процессом. Являясь контрольной функцией внутренний аудит, важная функция, позволяющая руководству/акционерам оценить эффективность и качество происходящего в компании.

Об авторе.

Юлия Баженова, руководитель отдела контроля качества, аудита и обучения компании Бридж Групп.

Налоговый консультант с опытом работы в контрольном (проверки) блоке налоговых органов, а также представительства в суде.

Аналитик бизнес-процессов, спикер, автор статей.

Центробанк предложил ввести кредитные каникулы для микропредприятий

Этой возможностью сможет воспользоваться не только МСП, но и микробизнес.

Число самозанятых IT-специалистов в России выросло до 20%

Всего на начало 2024 года в IT-сфере были трудоустроены около 2,3 млн разработчиков.

Ульяновские работодатели откроют двери для бывших заключенных

Опрос показал, что некоторые ульяновские компании готовы предоставить рабочие места лицам с судимостью.