- В агентстве ко всем коллегам обращаемся на «ты». Да, даже к генеральному директору. И используем неформальный стиль общения, в том числе в рабочих чатах и на планёрках. С заказчиками стараемся придерживаться деловой формы. Если это постоянный клиент и он не против, то коммуникация проходит более свободно. Важно помнить, что неофициальный стиль не должен переходить в крайности — следует сохранять уважение и профессионализм.
€ 106,89
$ 98,06
¥ 13,75
Искусство диалога
Неформальный стиль общения обычно уместен в ситуациях, когда есть установленное доверительное отношение между коллегами или партнерами. Например, при общении с близкими коллегами, на корпоративных мероприятиях или в случае, когда компания придерживается политики неформальной коммуникации с клиентами. Однако важно помнить, что такое общение должно быть согласовано заранее, чтобы избежать недопонимания.
- Неформальный стиль общения появился примерно с 2012 года. Культура делового общения значительно поменялась: от строгих костюмов — к стилю casual, от четко прописанных правил — к относительной свободе. Это общая тенденция, связанная с тем, что современный бизнес, с ростом IT-технологий, все больше склонен к демократичности. Плюс к этому, с учетом реалий российского бизнеса компаниям приходится прилагать все больше усилий для удержания и привлечения кадров, в том числе — нематериально. И один из таких способов — ослабление корпоративных правил. Неформальный стиль общения стал нормой. И, если компания дает на это разрешение, все ее сотрудники общаются между собой неформально, на “ты”.
Другой вопрос — насколько это уместно для другой компании, где могут быть прописаны совсем иные правила. Поэтому предварительно всегда стоит уточнять у других людей, можно ли общаться с ними более свободно, можно ли перейти на “ты”.
Следует помнить также, что неформально — не значит по-хамски. Как и в любом другом стиле общения, здесь есть красные флажки, которые мы не пересекаем.
По стандарту
Преимущества использования стандартных форм для оформления деловых писем заключаются в том, что они обеспечивают ясность и структурированность, что облегчает восприятие информации. Стандартные формы помогают установить единый тон общения внутри организации и с внешними партнерами, что способствует формированию узнаваемого бренда и профессионального имиджа компании. Стандартные формы снижают вероятность ошибок и увеличивают эффективность взаимодействий.
Правила этикета для традиционного письма и электронной переписки имеют свои отличия. Традиционные письма, как правило, более формальны и требуют четкой структуры (такие как адрес, дата, приветствие, основное содержание и подпись), тогда как в электронной переписке возможно более гибкое оформление. Например, в электронных письмах может быть меньше формальностей, и акцент ставится на быстроту и доступность информации. Тем не менее, существенные правила, такие как уважение к собеседнику и структурирование информации, остаются общими для обоих форматов.
- При неформальном письме сложно вести протокол и осуществлять трекинг задач, поэтому для деловой переписки удобно использовать стандартные формы: мы сразу понимаем, в чем суть письма, в чем резюме. Неформальное письмо не дает четкого понимания движения к совместной цели, поэтому предпочтительно вносить в переписку структуру, чтобы понимать, что мы обсуждаем, какие трудности возникают, в чем их причины, какой план действий мы реализуем и в какие сроки.
Но это не означает, что нужен полный переход в жесткое деловое письмо. Мы можем оставаться в неформальном ключе, но при этом помнить про буллеты, которые мы выделяем либо цветом, либо нумерацией пунктов. На них лучше отвечать коротко, чтобы в теле письма была ясная структура, чтобы все наши договоренности, риски и способы их страхования были понятны.
Цифровые реалии
Чтобы адаптировать традиционные методы деловой переписки под современные цифровые инструменты, необходимо учитывать особенности цифровой коммуникации. Это может включать использование нейтрального языка, избегание излишне формальных фраз, структурирование писем в виде списков и пунктов для легкости восприятия, а также регулярный мониторинг и ответ на сообщения в короткие сроки. Очень важно также учитывать, что в цифровом пространстве существуют иные каналы общения, такие как мессенджеры и социальные сети, для которых подходят несколько иные правила и стили общения, включая меньшую формальность.
- Традиционное письмо более формально, а электронное допускает неформальный тон, но сохраняет профессионализм: нужно избегать сленговых слов, расшифровывать аббревиатуры при первом упоминании и так далее. Хороший тон — прописывать в электронном письме четкие договоренности, предлагать тайм-слоты для встреч.
Адаптироваться очень просто: в переписке остается то же самое, просто форма изложения становится более сухой и краткой. Например, вместо полных документов, как было сказано выше, прилагаются ссылки.
Еще одно правило: стараться не менять тему разговора до тех пор, пока она не закрылась.
Третье: обязательно предлагать получателю варианты дат, сроков, встреч — это удобно делать, например, в Телеграм.
И последний, очень важный момент: полезно полностью заполнять свой профиль: аватарки, преднастроенные подписи, все контакты, включая WhatsApp, ВК, Телеграм и e-mail. Это хороший тон, который показывает, что вы заботитесь о своем собеседнике.
Ключевое правило неформальной переписки — ставить себя на место собеседника, заранее предполагать, какая информация будет ему нужна, что будет ему неудобным. Бывают ситуации, когда, например, человек ждет инструкций в почте, не зная, что они давно высланы ему на WhatsApp. Поэтому перед началом коммуникации важно обсудить, какие ее каналы будут использоваться.
Еще один момент касается эмодзи в деловой переписке. Согласно современной этике, это не просто норма, это — хороший тон: эмодзи сокращают текст, структурируют его, расставляют акценты и позволяют понять эмоциональное состояние собеседника. В неформальном формате использовать эмодзи можно и нужно.