Как посчитать отдачу от совещаний?

Владельцы хорошо умеют считать, сколько денег они вложили в бизнес, сколько потратили, сколько выручили с продаж и сколько заработали. И при этом не все руководители умеют считать затраты, связанные с неэффективным управлением временем на совещаниях.

Время-деньги

Часто бывает, что про народную мудрость «время - деньги» мы забываем, когда речь идет о затяжных и скучных совещаниях.

Предлагаю сосчитать деньги, которые вы тратите на проведение совещаний, а не на продажи, улучшение качества товара и уровня сервиса. Впишите ваши данные в таблицу. Чтобы посчитать итоговые затраты, нужно перемножить все показатели.

Опросы показывают, что руководители в зависимости от уровня управления до 60% своего времени проводят на совещаниях. В этой таблице 12 совещаний в месяц - это всего лишь около 14% времени. Хотите посчитать реальную картину - умножайте итоговую сумму затрат в несколько раз!

Километры нервов или ценное решение?

А теперь предлагаю оценить результат совещания, так называемый полезный эффект.

Конечно, полезный эффект зависит от вида и целей совещания:

- «топотушки» - ежедневные планерки на 5-10 минут, которые проводятся СТОЯ с целью зарядить энергией, проговорить ключевые задачи на день

- «мозговые штурмы» - креативные совещания, где придумываются идеи, например, как привлечь новых клиентов, что нового написать в рекламе

- совещания для отчетов, обмена мнениями, выдачи поручений

- совещания, на которых нужно обсудить проблему и принять решение, которое будет реализовано командой.

Именно последний вид совещаний, как правило, приносит больше разочарования, чем пользы. Все мы знаем, что в обсуждении можно угробить тысячи человеко-часов и истрепать километры нервов, а решения проблемы так и не добиться.

На мой взгляд, полезный эффект в этом случае - это ценность принятых решений, которую можно измерить по следующим критериям:

- наличие четкого плана конкретных действий, нацеленных на решение проблемы

- определены сроки в днях и часах

- каждой задаче - один ответственный

- 100-процентное понимание задач и согласие ответственных реализовать эти задачи с энтузиазмом в указанные сроки.

Формула эффективности совещания

Чтобы рассчитать эффективность совещания, возьмем за основу логику расчета основного показателя в мире бизнеса - отдачу на инвестиции, ROI (return on investment). В общем случае формула выглядит следующим образом:

Применим эту логику к оценке эффективности совещаний.

Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него.

Насколько глубоким бывает ваш сон на совещаниях?

В деловой литературе очень много информации о том, как грамотно спланировать и провести совещание, как подвести итоги и составить ACTION план. Настоящее же искусство руководителя заключается в том, чтобы вовлечь сотрудников в обсуждение и принять совместное решение так, чтобы ответственные за его реализацию были замотивированы и выполняли задачи в указанные сроки и с энтузиазмом.

На практике я слышу от сотрудников похожие фразы: «В чем был смысл нас собирать, сидеть три часа, спрашивать наше мнение, а потом говорить, что все равно ничего не изменится? В следующий раз лучше промолчу!». А руководители в ответ: «Что толку спрашивать каждого, совещание превращается в балаган, один одно говорит, другой - другое, гораздо быстрее принять решение самому! Я лучше знаю, какая идея сработает!».

Только вот молодежи такое отношение не нравится. Нежелание работать в системе жесткой иерархии - одна из особенностей «игреков». В отличие от поколения Х (30-51 год), поколению Y, которым сейчас от 14 до 29 лет, важно сотрудничество в команде, участие в принятии решений. Они часто оспаривают принятые правила. Вот случай из практики: крупная компания сформулировала ценности и представила их на собрании коллектива. Неожиданно встал молодой сотрудник и заявил: «Я ничего не понял». Руководители удивились, но пояснили еще раз. После чего молодой человек заявил: «Давайте эти ценности поменяем». Менеджеры выпали в осадок. Старшие «иксы» промолчат, даже если их что-то не устраивает, а «игрек» должен понимать, что он делает и зачем.

Как повысить процент согласия с решением команды

72% из тысячи молодых людей до 30 лет, опрошенных компанией Hays в 2014 году в России, отметили, что для них важна интересная работа.* Поэтому сидеть на скучных совещаниях, где «вещает» только руководитель, им неинтересно, и они «погружаются» через свои гаджеты в глубины Интернета.

Благодаря «игрекам» теперь многие руководители меняют стиль управления. Чтобы добиться вовлеченности персонала в обсуждение и принятие решения, современному управленцу жизненно необходимо овладеть знаниями и навыками «Руководителя нового поколения»:

- процедурное лидерство (проведение совещания для принятия рабочих решений так, чтобы сотрудники на 100% выполняли решения, принятые в команде)

- умение задавать коучинговые вопросы, которые провоцируют мышление и повышают ответственность

- ораторское мастерство

- умение слушать и слышать

- психология общения в конфликтных ситуациях (как держать под контролем «горячие» обсуждения и не довести их до «пожара»).

О том, как развивать в себе эти ключевые навыки, читайте в следующих статьях.

*http://www.kommersant.ru/doc/2483995

Ирина Сальникова,
сертифицированный бизнес-коуч, тренер,
совладелец международной компании SMART TEAM
Фото: www.training-partner.ru