Пенсионная отчетность без ошибок

Расчет по взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование по форме РСВ-1 за девять месяцев 2014 года года.

Какими документами руководствоваться

Форма РСВ-1 утверждена постановлением правления ПФР от 16.01.14 № 2п. РСВ-1. Основные документы: закон от 24.07.09 № 212-ФЗ, РСВ-1, Методические рекомендации (утверждены распоряжением правления ПФР от 31.07.14 № 323Р), а также Письмо ПФР от 25.06.14 № НП-30-26/7951, Письмо Минтруда от 08.04.14 № 17-3/В-142, совместное письмо ПФР и ФСС от 29.07.14 (ПФР № НП-30-26/9660, ФСС № 17-03-10/08-2786П).

Кто должен отчитаться по форме РСВ-1

Расчетную ведомость должны составить и подать все организации и предприниматели, которые имеют наемный персонал и начисляют вознаграждения физическим лицам (п. 1 ч. 1 ст. 5, п. 1 ч. 9 ст. 15 Закона №212-ФЗ). Применяемая система налогообложения роли не играет. Обязанность подавать расчет не зависит от численности и должностей сотрудников. Окончательный прием РСВ-1 (после проведения фондом контроля) подтвердит уведомление о приеме. Квитанция о доставке не является документом, подтверждающим сдачу расчета. Но если будут обнаружены ошибки, плательщик получит уведомление о невозможности принять отчет и причинах этого.

ПАМЯТКА:

Правление ПФР выпустило методические рекомендации по проверке отчета (распоряжение № 323Р). В методичке уточняется, ошибки в каких показателях могут привести к отказу проверяющих принять РСВ-1. Поэтому необходимо проверить расчет перед отправкой по данной методике.

Какие разделы расчетной ведомости РСВ-1 нужно заполнять

Расчет по форме РСВ-1 состоит из титульного листа и разделов 1-6. Титульный лист, разделы 1 и 2 заполняются независимо от наличия расчетной базы и обязанности по уплате страховых взносов, в том числе и страхователями, которые в течение квартала не начисляли выплаты и взносы.

В разделах 1 и 2.1 отражают итоговые суммы начисленных и уплаченных пенсионных и медицинских взносов, а также суммы задолженности на начало года и конец отчетного периода.

В разделе 2 поясняются суммы начисленных страховых взносов.

Раздел 3 заполняется, если компания применяет пониженные тарифы страховых взносов.

Раздел 4 заполняется, если в текущем отчетном периоде были доначисления взносов за предыдущие отчетные (расчетные) периоды.

Раздел 5 нужно заполнять компаниям, которые производят выплаты и иные вознаграждения в пользу обучающихся в образовательных учреждениях.

В Разделе 6 формируются индивидуальные (персонифицированные) сведения по каждому сотруднику. Его надо заполнить на всех сотрудников, несмотря на то, что в июле-сентябре компания не начисляла по ним взносы.

ПАМЯТКА:

На сайте ПФР www.pfrf.ru размещена программа CheckPFR 1.1.9 от 22.07.14. Ее используют для проверки электронной формы РСВ-1 ПФР. Программу можно скачать бесплатно в разделе «Работодателям» в подразделе «Бесплатные программы для работодателей». При проверке отчета программа может выдать сообщение об ошибках. Каждый вид ошибки имеет свой код.

Раздел 6 расчета РСВ-1 ПФР

Раздел 6 новой формы РСВ-1 заменил три формы прежних сведений персонифицированного учета (формы СЗВ-6-4, АДВ-6-5 и АДВ-6-2). На каждого застрахованного человека заполняется отдельный раздел 6. При этом сведения на всех работников обязательно надо сгруппировать в пачки, не более 200 сведений в каждой. Взамен описей сведения из пачек следует отразить в новом разделе 2.5 формы РСВ-1. В нем заполняются база, взносы и иная информация.

ПАМЯТКА:

В сведениях персучета не надо указывать данные об уплаченных взносах, так как эта информация есть в разделе 1 расчета РСВ-1.

Обозначение ошибок и предупреждений в РСВ-1

Все отклонения в отчете обозначаются кодами: предупреждение - кодами 10 и 20, а ошибки - кодами 30, 40 и 50.

Обратите внимание!
1) Предупреждения допустимы. Кодом 10 обозначается ситуация, при которой территориальное отделение ПФР примет отчет без каких-либо пояснений от компании. Кодом 20 - ситуация, когда отделение ПФР примет отчет, но потребует разъяснений.
2) Ошибки не допускаются. При наличии в отчете ошибок территориальное отделение ПФР расчет не примет.

Код 30 свидетельствует о том, что в отчетности встречается неверное сочетание элементов и блоков или в нем нет каких-то необходимых элементов и блоков.

Кодом 40 обозначается наличие в отчетности недопустимых символов или кодов.

Кодом 50 - неверная структура файла.

Если проверяющие вернули отчет из-за ошибок, исправить их надо в тот же срок.

Основные виды ошибок, не позволяющие сдать РСВ-1

1. Отсутствуют обязательные разделы к заполнению. Компания, которая платит взносы по пониженным тарифам, должна заполнить соответствующий подраздел раздела 3. В разделе 2.1 обязательно заполнять поле «Код тарифа» из таблицы приложения № 1 к порядку заполнения РСВ-1. В разделе 6 заполняется таблица 6.6 «Информация о корректирующих сведениях». В ней отражаются исправления, которые были по работнику в последние три месяца отчетного периода. За девять месяцев таблицу 6.6 нужно заполнить, если организация (ИП-работодатели) подавали корректировки в июле-сентябре. Заполнять раздел 6 надо и на тех сотрудников, кто продолжает числиться в компании, но не получает выплат.

2. Выплаты работникам отражены некорректно. Сумму начисленных выплат, которую надо брать при расчете пенсионных взносов, отражают по строке 200 подраздела 2.1 формы РСВ-1. Выплаты, которые учитывают при исчислении медицинских взносов, по строке 210 подраздела 2.1 формы РСВ-1. Эти две суммы должны быть равными. Об этом сказано в методичке ПФР. В противном случае отчет не примут.

3. Необлагаемые выплаты требуется показать по строкам 201 и 211 раздела 2.1 расчета.

4. Если есть выплаты, превышающие установленный на 2014 год лимит в 624 000 рублей, то должны быть заполнены три строки: 203 (размер выплат сверх норматива), 206 (взносы с этих сумм) и 208 (количество работников, чьи доходы превысили 624 000 рублей) раздела 2.1. Отсутствие данных хотя бы в одной из этих строк - это ошибка.

5. Организация неверно применила пониженный тариф. Компании, которые платят страховые взносы по пониженным тарифам, должны заполнить специальные разделы расчета.

6. Отражен ошибочный номер СНИЛС или он вообще пропущен. В разделе 6 должны быть указаны СНИЛС всех работников, на которых заполняют индивидуальные сведения. Если номер пенсионного свидетельства в РСВ-1 будет не таким, как в базе фонда, проверяющие не примут отчет.

7. Не заполнен раздел 6, так как не указан номер СНИЛСа. В этой ситуации суммы взносов в разделах 1 и 2 в целом по компании не будут совпадать со сведениями в разделах 6. Из-за такого несовпадения также откажут в приеме РСВ-1.

8. Отражен устаревший регистрационный номер в ПФР. Регистрационный номер компании в ПФР состоит из 12 знаков. Его отражают в шапке каждого раздела РСВ-1.

9. Не заполнена таблица 6.6 «Информация о корректирующих сведениях» в разделе 6. В ней показывается, какие исправления были по работнику в последние три месяца отчетного периода. Здесь надо отразить, сколько взносов доначислили по данным корректировок.

10. Не проставлен код работника. В таблице 6.4 по каждому работнику необходимо заполнять графу 3. В ней отражают код застрахованного лица. Значения кодов берут из приложения № 2 к порядку заполнения РСВ-1.

11. Ошибку в исходной РСВ-1 исправили за пределами срока. Если проверяющие выявили в РСВ-1 ошибки и вернули отчетность, то ее необходимо исправить, сдать еще раз и отразить в ней исходный номер 000, так как исправленный отчет не считается уточненным. Надо успеть подать его в фонд в установленный срок - не позднее 17 ноября.

ПАМЯТКА:

Не откладывайте сдачу расчетной ведомости на последние дни, так как, возможно, нужно будет исправить ошибки.

Исправление ошибок в РСВ-1 за предыдущие периоды

По мнению ПФР, изложенному в Письме от 25.06.14 № НП-30-26/7951, корректирующие персонифицированные сведения надо подавать:

- вместе с текущей отчетностью по взносам или

- в уточненной РСВ-1 - но только в течение двух месяцев после окончания отчетного периода.

Очень важно!
Если нужно скорректировать раздел 6 за любые прошлые отчетные периоды, то лучше подать их вместе с РСВ-1 за девять месяцев. Уточненные сведения в расчете РСВ-1 могут не принять, если с момента окончания прошлых отчетных периодов прошло более двух месяцев.

Ответственность за опоздание с расчетом РСВ-1

По закону предусмотрено два штрафа: за задержку отчетности по взносам и за несвоевременную сдачу индивидуальных сведений. Но с первого квартала 2014 года форма расчетной ведомости единая.

За несвоевременное представление отчетности в ПФР, начиная с первого квартала, применяется только один штраф - по ст. 46 Закона № 212-ФЗ. Об этом сказано в Письме Минтруда РФ от 08.04.14 № 17-3/В-142. Штраф начисляется в размере 5% от суммы взносов к уплате за последние три месяца - за каждый месяц просрочки. Но не более 30% от суммы взносов и не менее 1000 рублей. Специалисты фонда подтверждают, что если из фонда получено уведомление о невозможности принять расчет, то страхователя нельзя оштрафовать за просрочку, так как изначально расчет отправлен был вовремя.

Имейте в виду!
Если в отчетности, в том числе запоздавшей, проверяющие обнаружат ошибки в индивидуальных сведениях, то будет еще один штраф (ст. 17 закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Это указано в Письме Минтруда РФ от 08.04.14 № 17-3/В-142.

В заключение обращаю внимание на совместное письмо ПФР и ФСС от 29.07.14 (ПФР № НП-30-26/9660, ФСС РФ № 17-03-10/08-2786П), в котором фонды выразили свою позицию и ответили на вопросы о начислении страховых взносов на различные виды выплат в спорных ситуациях. Например, по выплатам по колдоговору, оплате жилья в командировке, выплате суточных за однодневную командировку, оплате vip-залов, при передаче подарков работникам, компенсации морального вреда, выплате стипендии по ученическим договорам. Отметим, что в ряде случаев позиция и выводы фондов в указном письме не бесспорны. Комментарии к совместному письму читайте на uldelo.ru.

Эльмира Багаутдинова,
независимый эксперт, налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов России, аттестованный преподаватель ИПБ и ПНК России, МВА при УлГТУ

Фото: finansovyesovety.ru