Важные «отпускные» вопросы.
Опасные ошибки

Эльмира Багаутдинова

---

Практикующий эксперт, консультант по налогам, действительный член Палаты налоговых консультантов России, аттестованный преподаватель ИПБ и ПНК России, программ МВА при УлГТУ

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

Работодатели, в том числе и ИП, должны предоставлять отпуск своим сотрудникам, работающим по трудовому договору. Эта обязанность установлена Трудовым кодексом РФ. За ее невыполнение инспекторы по труду могут оштрафовать организацию от 30 000 до 50 000 руб., а должностных лиц на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЕЖЕГОДНЫХ ОТПУСКОВ

Порядок оформления отпусков и расчет сумм отпускных в 2017 году не изменился:

• право на отпуск у сотрудника появляется через 6 месяцев непрерывной работы. Но по согласию сторон отправить отдыхать работника можно раньше
• график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. При отпуске не по графику работник подает заявление работодателю и ждет решения. В законодательстве указываются случаи, когда работодатель предоставляет работнику отпуск в удобное для него время (статьи 123, 122, 267, 186 ТК РФ и т. д.)
  
• брать с сотрудника заявление о предоставлении отпуска по графику не обязательно. Достаточно будет уведомления о начале отпуска, с которым работник ознакомится под подпись. Исключение – если работник идет отдыхать вне графика. Тогда ему следует написать заявление, в т. ч. если отпуск берет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика
  
• отказ работника уйти в отпуск по графику может закончиться для него привлечением к дисциплинарной ответственности. Отказ работодателя предоставить работнику отпуск по графику – привлечением к административной ответственности
  
• за 2 недели до начала отпуска нужно составить приказ на отпуск (с ним работник знакомится под подпись) и оформить записку-расчет, в которой произведен расчет отпускных выплат
  
• выплатить отпускные работодатель обязан за 3 календарных дня до даты на- чала отпуска. Учитывать в таком случае надо и рабочие, и нерабочие – праздничные и выходные – дни. При этом законодательство не запрещает выдавать деньги и раньше
  

КАК РАССЧИТАТЬ ОТПУСКНЫЕ РАБОТНИКУ

Для этого нужно определить продолжительность расчетного периода, заработок сотрудника за расчетный период, средний дневной заработок (СДЗ) и итоговую сумму отпускных согласно статье 139 ТК РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней зарплаты, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24.12. 2007 №922.

Для отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск СДЗ рассчитывают за 12 календарных месяцев. В ситуации, когда расчетный период отработан полностью, начисленную заработную плату, включая все предусмотренные в организации выплаты, нужно разделить на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Особенности расчета отпускных сумм, если расчетный период отработан не полностью, установлены Положением №922.

ОШИБКИ В РАСЧЕТЕ ОТПУСКНЫХ

Такие ошибки опасны спорами не только с сотрудниками. Если занизить выплату, возможен штраф трудовой инспекции. А налоговики при проверке доначислят налог на прибыль, если организация завысила сумму отпускных или отразила их не в том месяце. Необходимо своевременно исправить ошибку. Если налоговики найдут ошибку в декларации по налогу на прибыль за год, по единому налогу при УСН, они вправе начислить и пени, и штраф.

Распространенные ошибки в налоговом учете:

1. Организация учла отпускные в месяце выдачи. Отпускные нужно включать в расходы в том месяце, к которому относится отпуск. Например, если выдача отпускных произошла в конце июня, а отпуск начинается с 1 июля (начало 3-го квартала), оплату отпуска нужно учесть в июльских расходах.

2. Работнику выдали лишние отпускные. Во-первых, их нужно исключить из расходов. Во-вторых, установить причину переплаты (неправильно определили отпускной стаж, включили в средний заработок лишние выплаты). Переплата удерживается только с письменного согласия отпускника.

3. Работник отгулял отпуск авансом. Это позволяет сделать норма ч. 2,4 ст. 122 ТК РФ. При увольнении организация вправе удержать лишние отпускные, но не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Оставшийся долг работник может вернуть только добровольно. Удержанные суммы следует включить в доходы. А оставшийся долг включает ся в доходы либо на день, когда работник вернул их добровольно, либо в день увольнения, независимо от того, воз- вращены деньги или нет. Рекомендации были даны Минфином России.

4. В расчете отпускных учтено вознаграждение по договору подряда. Эта выплата не входит в оплату труда организации (п. 2 Положения №922).

5. Произведен пересчет зарплаты за неполное рабочее время на полное. В результате сумма отпускных завышается. Если сотрудник в расчетном периоде работал в режиме неполного рабочего дня, то при расчете отпускных зарплата учитывается «по факту». Пересчитывать учитываемые выплаты не нужно (п.12 Положения №922).

6. В расчете учтена индексация зарплаты одному сотруднику. При расчете отпускных сумм учитывается индексация зарплаты, если она касается всех работников организации или подразделения (п. 16 Положения №922). Повышение зарплаты одному сотруднику не учитывается.

7. Произведена доплата отпускных с учетом квартальной премии, которую начислили после отпуска. Отпускные пересчитывают и доплачивают, только если сотруднику начислили годовую премию за прошлый год, например, в 2017 году за 2016 год (п. 15 Положения №922). Квартальные премии, начисленные в пределах расчетного периода учитываются при расчете отпускных. Если квартальную премию начислили после отпуска или до ухода в отпуск, но после окончания расчетного периода, отпускные не пересчитывают и не доплачивают (п. 15 Положения № 922).

8. Переходящие отпускные признаны в месяце начисления. Мнение Минфина России не изменилось (письмо от 25.10.2016 №03-03-06/2/62147). Если отпуск начался в одном квартале и закончится в следующем, необходимо разделить общую сумму отпускных между периодами пропорционально дням отдыха. В расходы включить ту сумму, которая относится к этому кварталу.

9. Страховые взносы с переходящих отпускных распределили между месяцами. Страховые взносы с переходящих отпускных не нужно распределять между кварталами, на которые пришелся отпуск. Сумму взносов следует учесть в налоговых расходах на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Нет, не нужно. Рассчитывая продолжительность отпуска, из расчета исключайте нерабочие праздничные дни: и федеральные (прописаны в статье 112 ТК РФ), и региональные.

28 календарных дней. Несмотря на то, что внешние совместители трудятся неполный рабочий день, отпуск они могут брать на общих основаниях.

На время нахождения работника в отпуске совмещение допускается с письменного согласия другого работника. Обязательно оформляется приказ, в котором указать, какая работа выполняется на условиях совмещения, ее продолжительность и размер доплат за совмещение. Отсутствие доплаты является нарушением.

При увольнении. Если же сотрудник продолжает работать, то заменить компенсацией разрешено ту часть, которая превышает 28 календарных дней – это дополнительный или удлиненный отпуск (ст. 126 ТК РФ). Например, работникам, занятым на вредных производствах, с ненормированным рабочим днем и др (ст. 116 ТК РФ).

Да. В стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним по закону сохранялось место.

Да, можно. Сотрудник вправе уволиться по собственному желанию и в период отсутствия на работе. Например, находясь в отпуске или на больничном.

Нет. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть только у наемных работников (ст. 114 ТК РФ). ИП в трудовых отношениях не состоит. Поэтому оформлять себе отпуск и начислять отпускные не нужно.

Другие материалы автора:

Отчетность за I полугодие 2017 года:
не допускаем ошибок

Несмотря на переменчивость погоды, в июле начинается очередная отчетная компания. Увеличились риски по допущению ошибок и при расчете налогов, и при заполнении деклараций и расчетов. Отчетности меньше не стало, как пыталась убедить ФНС. Представляем ответы на вопросы, возникающие в практике.

Дробление бизнеса:
на что обратить внимание

Из-за использования компаниями схем с дроблением бизнеса в ходе налоговых проверок организациям доначисляют налог на прибыль, НДС, штрафы, пени. Вменяют в вину и незаконное применение спецрежимов. Количество налоговых споров и судов ежегодно растет. «Размежевание» бизнеса – это потребность или незаконная схема?

Налоговое администрирование
в 2017 году:
о чем следует знать бизнесу

Год 2017 - революционный и юбилейный. Радостных новостей в экономике немало. Но если оценивать принимаемые законы, касающиеся бизнеса, и их количество, то здесь ситуация не всегда радостная. Государство считает, что для наведения порядка следует установить тотальный контроль над каждым шагом бизнеса, с ужесточением наказаний.