Секреты эффективного совещания

– Мы занимаемся производством металлических дверей, используем высокопроизводительное оборудование, и у нас не слишком много сотрудников – меньше пятидесяти.

Массовые собрания в традиционном режиме проводим два раза в месяц, для оперативных совещаний периодически используем аудиоформат: мы устанавливаем двери в разных регионах России, в странах СНГ.

Для себя я решил, что совещания должны быть кратковременными, максимально направленными на решение глобальных вопросов: люди должны знать, куда и зачем мы двигаемся. Поставил задачу – в следующий раз уже должен быть сбор информации по ее решению. Обсуждения мелких деталей недопустимы.

Мне часто приходится участвовать в совещаниях других компаний, например строительных. Порой кажется, что здесь едва ли не 80% рабочего времени люди совещаются, а не выполняют прямые обязанности. Считаю, это излишне.

В нашей компании совещания проводятся не только традиционно, когда все собираются в кабинете и докладывают в рамках повестки дня, но и в формате аудиоконференций – с коллегами из головного офиса, филиалов. В назначенное время мы с любого телефонного аппарата набираем номер в формате 8-800, вводим пин-код, который известен только участникам данного мероприятия и подключаемся к общей беседе. Это позволяет оперативно обеспечить участие всех сотрудников, независимо от того, где они находятся, хоть в другом уголке мира, – без дополнительных временных и материальных затрат, например, на командировочные.

Еще один современный вид совещания – видеоконференция, видеотрансляция с рабочих мест, оборудованных доступом в интернет, видеокамерами и микрофонами. В этом случае появляется возможность видеть собеседника, демонстрировать какие-то презентации – все участники находятся в одном информационном поле. Подключиться к мероприятию можно из любой точки мира.

Крупные компании всероссийского уровня все чаще используют такой вид совещания – в них участвуют топ-менеджеры, у которых стоимость рабочего времени очень высока. И экономия очень существенна.

Совещание – важный инструмент управления. Журнал «Harvard Business Review» провел «Опрос 2000 лидеров», который показал, что 87% опрошенных судят о способностях людей к менеджменту по тому, насколько хорошо они проводят совещания.

С другой стороны, есть такой афоризм: «Любую проблему можно сделать неразрешимой, если посвятить ей достаточное количество совещаний».

И если есть возможность не проводить совещание, то лучше не тратить на это время.

Совещания необходимы в случае, если надо мотивировать сотрудников, внести серьезные изменения, в том числе в систему оценки труда людей, и, конечно, сплотить команду.

Важный момент – хорошая подготовка, тогда совещание проходит динамично, интересно, быстро. Обязательно должна быть цель совещания. Кроме того, цель должна быть сформулирована как задача. Желательно посвящать совещание одному вопросу, а если их несколько – начинать с самого важного.

Есть закономерность – чем сложнее тема, тем быстрее проходит совещание – не все разбираются в ней, не могут даже задать вопросы. А вот если тема простая, то желающих выступить, потратить время на демонстрацию собственных амбиций будет достаточно.

Что касается методов повышения эффективности совещания, то здесь очень хорошо работает визуализация. Разместите на стене комнаты, где проводится совещание, график, на котором каждый раз отмечайте время, потраченное на совещание. С каждым разом оно чудесным образом будет сокращаться! Люди видят график и стараются лишнего не говорить.

Бывает, что начало совещания задерживается из-за опоздавших. Один из методов – назначить встречу в нестандартное время, например, в 14.13. И старайтесь завершить совещание до конца рабочего дня.

Наша команда производит платформу для интернет-магазинов и маркетплейсов, представительства компании есть и в России, и за рубежом. Как айтишник я, наверное, должен говорить о том, что на смену устаревшим методам должны приходить новые, но на самом деле – все наоборот, считаю, что классический формат совещаний – когда люди очно встречаются – самый эффективный.

Десять лет назад, когда интернет стал глобально проникать в нашу действительность, компании начали пытаться экономить на рабочих местах: люди стали работать дома, совещания проводились онлайн. Сейчас эта эра закончилась, все обратно возвращаются в офисы. Никогда дистанционный контакт не дает чувство плеча, ощущения ответственности перед командой, как очное общение. И при решении конфликта человек ведет себя иначе, если смотрит в лицо другому.

Если вызывать сотрудника в кабинет и спрашивать о том, что он сделал и что не получилось, человек может чувствовать, что он отчитывается только перед руководителем. А можно раз в неделю устраивать часовое совещание с обсуждением планов, раздачей задач, а потом каждый день проводить пятиминутки, на которых люди коротко рассказывают о том, что сделали. По большому счету, они отчитываются даже не перед руководителем, а перед своей командой. Когда ответственность коллективная, все работает совсем по-другому.

И не всегда нам подходит иностранный опыт: у нас слишком разный менталитет.