23.10.2023

Бизнес на автопилоте

Делегирование является важным инструментом в управлении организацией. О важности процесса передачи обязанностей, ответственности и власти от одного человека или другому – в материале uldelo.ru.

Фото: freepik

Делегирование полномочий – это стратегический инструмент управления, который может повысить эффективность и производительность организации, если он применяется правильно и ответственно. Сам процесс делегирования требует тщательного планирования, выбора подходящих сотрудников, четкой коммуникации и контроля.

- В корпоративной практике распространен способ делегирования с денежным лимитом на сделку, - рассказывает Олег Матюнин, адвокат, председатель комиссии Гильдии российских адвокатов по защите и безопасности бизнеса. – Например, директор организации или директор филиала уполномочен без доверенности или на основании генеральной доверенности заключать от имени организации сделки с определенным денежным порогом. Допустим, на сумму не более 1 000 000 рублей. Если есть необходимость заключить более крупную сделку, то полномочие на подписание договора реализуется либо вышестоящим органом управления, либо тем же директором на основании отдельной доверенности, выданной на данную конкретную сделку.

Привычка взваливать всю работу и ответственность на себя может иметь серьезные негативные последствия для бизнеса и личной эффективности. Вы регулярно остаетесь со слишком многими задачами на своих плечах. Это может привести к перегрузке, стрессу и выгоранию. Постоянное давление может негативно сказаться на вашем физическом и эмоциональном здоровье. К тому же, если все решения должны проходить через одного человека, это может замедлить процессы и задержать выполнение задач. Тогда компания остановится в своем развитии и упустит возможности для роста и внедрения инноваций. Делегирование может распределить ответственность и уменьшить риск ошибок.

Валерия Чертовикова, CEO группы компаний Black Square Group, специалист по корпоративному обучению и коммуникациям:

- Убеждение «если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам» зачастую становится теми самыми «терниями», которые преграждают путь к звездам – нашим мечтам, планам и целям. Но если не доверять выполнение задач другим людям, любой рост в итоге ограничивается возможностями собственного ресурса. Масштабирование невозможно без команды, а создать ее можно, только научившись делегировать. Поручение каких-либо обязанностей другому лицу – это, прежде всего, момент расстановки приоритетов. Своими силами настроить рекламную кампанию… или заплатить таргетологу, а самому посетить несколько важных бизнес-встреч? Самолично подбирать персонал и проводить интервью или нанять специалиста, а в освободившееся время заняться переговорами с перспективным партнером?

Как делегировать правильно?

Для того, чтобы убедиться в качественном выполнении задач, нужно действовать по следующему алгоритму:

- Определить стандарты качества;

- Тщательно сформулировать образ результата;

- При необходимости – научить, поделиться навыками, составить план действий;

- Подобрать правильную мотивацию.

Делегирование задач компетентному и мотивированному исполнителю является эффективным способом управления, позволяющим не только получить качественный результат, но и оптимизировать свое время для реализации более значимых и амбициозных проектов.

Сотрудникам тоже важно иметь возможность брать на себя ответственность и развиваться профессионально. А если вам кажется, что они непременно сделают что-то не так, и вы заранее готовитесь к тому, что будете переделывать всю работу сами, о каком росте и масштабировании может идти речь?

Александра Авдеева, персональный PR-менеджер, основатель бутикового PR-агентства «ЗНАТЬ»:

- Делегирование – одна из основных составляющих роста, личностного и профессионального. Когда вы создаете команду и отдаете ей часть своих задач, то у вас освобождается время для новых идей и проектов. В этой ситуации помощники вас ускоряют. Ведь делегирование освобождает самый ценный ресурс – время.

Начинать делегировать стоит со стандартных рутинных задач. Эти вопросы можно передать помощнику или ассистенту. Иногда на эту роль приглашаются студенты, которые за небольшую доплату могут помочь в решении ежедневных задач.

Далее, по мере роста сложности задач, роль ассистента становится все более значимой. Помощник вырастает до должности вашей правой руки или заместителя, а также становится специалистом в своей сфере. Таким образом, вы выращиваете рядом с собой профессиональную команду, которая вас усиливает.

Руководители крупного бизнеса обычно отмечают, что их основной капитал – не денежные средства, активы или оборудование, а люди, на которых держится бизнес. Чем лояльнее и компетентнее сотрудники, с которыми вы работаете, тем больше у вас возможностей вырасти в денежном и профессиональном плане.

При делегировании важно четко прописывать выполняемые задачи. Так вы обеспечите нужный результат. Когда у вас и у человека, которому вы делегируете, одинаковое понимание желаемой цели, то вероятность достижения стремится к 100%. Постепенно, оценивая ход мыслей и инициативу помощника, можно предоставлять ему больше вариантов для самореализации. Нередко и сами сотрудники подкидывают эффективные идеи для развития бизнеса.

Кроме того, важно делегировать задачи, с которыми другие специалисты справятся лучше вас. Например, ведение бухгалтерии, CMM, рабочие задачи по дизайну. Умение правильно делегировать освободит вас от необходимости жить в ритме «и жнец, и жрец, и на дуде игрец», чтобы затем сфокусироваться на решении основных задач.

Решиться на шаг – забрать у себя и поделить между сотрудниками – зачастую настоящий вызов для многих руководителей и предпринимателей. В первую очередь придется осознать: делегирование полномочий не только разгрузит вас, но и даст сотрудникам возможность развиваться и вносить свой вклад в организацию. Подумайте о долгосрочных выгодах. После чего составьте список задач, которые вы могли бы делегировать. Определите, какие из них больше всего подходят другим людям, учитывая навыки и опыт ваших сотрудников, оцените навыки и потенциал коллектива, чтобы определить, кто может эффективно выполнять поставленные вами задачи.

Илья Самсонов, операционный директор компании Media Pro:

- Делегирование полномочий является одной из ключевых стратегий управления в современном бизнесе и организациях.

Варианты делегирования:

- По уровню сложности. Простые и рутинные задачи могут быть отданы нижестоящим сотрудникам, тогда как более сложные и стратегические задачи остаются на уровне высшего руководства.

- По функциональной области. Разные сферы деятельности могут быть делегированы соответствующим специалистам или подразделениям. Например, финансовые задачи могут быть делегированы финансовому отделу.

- По уровню ответственности. Задачи, в зависимости от их важности, могут быть делегированы разным участникам команды. Это позволит сбалансировать нагрузку, учесть навыки и опыт каждого сотрудника.

- По задачам. Конкретные проекты могут быть переданы определенным сотрудникам или группам, что ускорит выполнение и достижение результатов.

- По регионам или рынкам. В многонациональных компаниях делегирование может быть организовано с учетом специфики местных условий.

А дальше дело за инструкциями. Если вы подготовите подробный и четкий план действий, объясните цели, сроки и ожидаемые результаты, скорее всего случится невероятное – все будет выполнено если не четко и в срок, то с минимальными правками и вмешательством после.

Александр Рыжаков, фаундер профессиональной платформы для агентов по недвижимости «PlusAgent.ru»:

- Мы не можем быть экспертами во всех областях, не можем изучать детально каждую задачу. Лучше научиться выбирать хороших сотрудников и экспертов, чтобы делегировать им ряд проектов и ключевых задач. Также полезно будет привлечь специалиста в той области, в которой вы, по вашему мнению, профессионал. Такой человек проанализирует вашу работу и даст альтернативное мнение. Это может помочь найти лучшее решение.

Где искать экспертов? В век высоких технологий и постковидных практик мы пришли к тому, что необязательно иметь такого сотрудника внутри своей компании. В интернете существует много фрилансерских платформ и площадок, где можно всегда найти достойного специалиста. И пусть он даже работает не у вас в офисе, а удаленно. И необходимости брать его на полную ставку не будет – вы можете воспользоваться его помощью для решения какой-то одной конкретной задачи.

Делегирование может быть полным, когда вы целиком отдаете проект специалисту, или частично контролируемым, потому что, к сожалению, на таких платформах встречаются мошенники: поначалу придется следить за выполнением задач. Нужно обзавестись умением определять действительно достойных кандидатов. И со временем, как показывает практика, такие эксперты могут стать частью вашей команды.

Делегирование полномочий – это навык, который можно развивать. Начните медленно и плавно увеличивайте объем задач, которые вы делегируете, а ваши навыки и уверенность в своих сотрудниках будут расти.