Эффективный инструмент для обмена электронными документами

Что такое 1С-ЭДО?

1С-ЭДО — это система электронного документооборота (ЭДО), разработанная компанией «1С». Она предназначена для организации юридически значимого обмена электронными документами между организациями через сеть Интернет. Система позволяет автоматизировать процесс отправки и получения документов, таких как счет-фактуры, УПД, накладные, акты, счета и любые другие электронные документы, в том числе внутренние и транспортные документы.

Интеграция ЭДО не требуется - сервис документооборота и механизмы работы с электронными документами уже встроены в типовые программы «1С:Предприятие».

Возможности сервиса

- Cервис поддерживает работу с электронной подписью, выданной любым удостоверяющим центром, аккредитованным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ (Минцифра).

- С помощью 1С-ЭДО пользователи могут формировать, подписывать и отправлять электронные документы всего одним нажатием кнопки.

- Система позволяет фильтровать документы по различным параметрам, что облегчает управление большими объемами данных. Руководители могут подписывать группы файлов одновременно, что значительно повышает эффективность работы и экономит время.

- При резервировании информационной базы создается копия архива, обеспечивая сохранность всех данных. Доступ к документам остается моментальным даже после восстановления базы, а это гарантирует непрерывность рабочих процессов.

- Функции подготовки и подписания документов могут быть распределены между различными сотрудниками - более гибкое управление рабочим процессом и повышение уровня безопасности.

- После подключения 1С-ЭДО входящие документы формируются непосредственно в конфигурации 1С, поэтому пользователям больше нет необходимости вручную вводить данные. Остается лишь провести документы.

- Журналы и реестры электронных документов заполняются автоматически, что исключает необходимость ручного ввода данных и экономит время сотрудников. Номенклатура продавца и покупателя автоматически сопоставляется, таким образом повышается точность учета и отчетности.

Принцип работы

Продавец формирует нужный документ (например, счет-фактуру, акт выполненных работ или иной тип документа) в своей учетной системе. Созданный документ передается оператору электронного документооборота (ЭДО), который выступает посредником между сторонами обмена. Оператор проверяет поступивший документ и выдает подтверждение получения. Продавец получает уведомление о том, что покупатель получил документ. Покупателю направляется полный комплект электронных документов, необходимых для завершения сделки. В учетной системе продавца фиксируется факт доставки документа покупателю.

Покупатель имеет три варианта действий относительно полученного документа:

- Принять документ, если он соответствует ожиданиям.

- Отправить документ на исправление, если обнаружены ошибки или несоответствия.

- Запросить аннулирование документа, если он не удовлетворяет условиям сделки.

Если покупатель согласен с документом, он подписывает его своей электронной цифровой подписью (ЭЦП). Подписанный покупателем документ возвращается продавцу через оператора ЭДО. Это финальный этап передачи, подтверждающий завершение процесса согласования. Все переданные и полученные документы сохраняются в электронном архиве.

Преимущества сервиса

Использование 1С-ЭДО имеет множество преимуществ для бизнеса:

Юридическая значимость. Все документы, отправленные через 1С-ЭДО, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги, подписанные собственноручной подписью. Это обеспечивается за счет использования электронной подписи (ЭП).

Скорость обработки. Обмен документами происходит практически мгновенно, деловые процессы ускоряются и сокращается время на согласование и утверждение.

Экономия ресурсов. Снижаются затраты на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Кроме того, уменьшается количество ошибок, связанных с человеческим фактором, поскольку данные вводятся автоматически.

Интеграция с 1С. Сервис легко интегрируется с популярными конфигурациями программы «1С:Предприятие», такими как «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» и другими. Это упрощает работу бухгалтерии и делает обмен документами более удобным.

Безопасность. Передача данных осуществляется по защищенным каналам связи, а использование ЭП гарантирует конфиденциальность и целостность передаваемой информации.

Удобство работы. Пользователи могут отправлять и получать документы прямо из интерфейса своей учетной системы, поэтому переключаться между разными приложениями больше не требуется.

Автоматизация процессов. 1С-ЭДО поддерживает автоматическое создание и отправку документов, что особенно полезно для компаний с большим объемом документооборота.

Архивирование. Вся история обмена документами сохраняется в электронном виде, что облегчает доступ к архиву и снижает риск потери важных бумаг.

Мобильность. Доступ к сервису возможен с любого устройства, подключенного к Интернету, включая мобильные телефоны и планшеты.

Соответствие законодательству. 1С-ЭДО соответствует требованиям российского законодательства в области электронного документооборота, что обеспечивает легитимность всех операций

Начните использовать 1С-ЭДО уже сегодня и забудьте о старых методах обмена документами. Про тарификацию и способы подключения сервиса читайте на сайте дистрибьютора «1С-Рарус».

Масленичная неделя: самый вкусный блин – домашний!

Масленица — один из самых радостных и веселых праздников в нашей стране, который отмечают в воскресенье перед Великим постом. Но праздничной считается вся неделя перед ним, в этом году масленичная неделя началась 24 февраля, а продлится по воскресенье, 2 марта.

На офисный лад

В январе 2025 года менеджеры по развитию бизнеса стали одними из самых востребованных специалистов на рынке офисных профессий в России, количество вакансий для них выросло в 2,7 раза. Эксперты связывают этот всплеск с необходимостью компаний увеличивать клиентскую базу и осваивать новые рынки.

Сыровары Ульяновской области выбились в лидеры

Наш регион стал лидером по темпу роста производства сыра и творога в Поволжском федеральном округе.