Эффективный ивент: как провести и не сгореть?

Event сейчас – это не только способ приятно провести время в кругу единомышленников, поделиться информацией и получить полезные знания. Это еще и отличный инструмент продвижения, благодаря которому можно и представить свой личный бренд, и даже продать товар.

Однако при организации по-настоящему эффективного (и эффектного) ивента, нужно соблюдать некоторые правила, следовать трендам и внимательно следить за ситуацией на рынке.

Формы…

За последние годы индустрия бизнес-ивентов претерпела значительные изменения. Появились новые направления, в сферу перекочевали такие события, которые изначально трудно было ассоциировать с предпринимательством.

Сейчас бизнес-ивенты делятся на три группы: торговые, корпоративные и специальные (к последним относятся концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции…). Самыми популярными и «традиционными» из них являются мероприятия по случаю открытия, пресс-конференции и мастер-классы. Сравнительно новыми в бизнес-среде стали ярмарки и фестивали, которые все чаще организуют представители торговых и производственных сетей, банки или IT-компании.

Татьяна Винокурова, основатель Ассоциации спикеров «Голос бизнеса» и платформы «Спикеры России»:

- Последний год мы наблюдаем тренд на «живые» мероприятия с высоким уровнем эмоционального посыла и контента. Онлайн-события людям надоели, они соскучились по личному общению и причастности к чему-то большему. Для 2023 года также стало очень актуальным и популярным проведение «живых» мероприятий с большим количеством интерактива, погружением в процесс взаимодействия между спикером и участниками. Голый контент уже не интересен аудитории.

В программу бизнес-мероприятий включают выступления не только спикеров, но также артистов и певцов. В начале ивентов все чаще стали делать музыкальные вставки, создавать зоны для нетворкинга, чтобы люди могли общаться и заводить полезные знакомства.

Есть еще один тренд, который уже проявился в 2023 году и продолжит нарастать в 2024: под любое мероприятие теперь создается сообщество, которое начинает свою работу еще до мероприятия. Это телеграмм-чаты и каналы, где происходит прогрев, и вовлеченность людей поднимается. Там участники общаются между собой и, например, могут зарабатывать баллы, чтобы затем обменивать их уже на мероприятии.

Ольга Кожуро, член союза пиарщиков России:

- Гибридные мероприятия, когда комбинируются онлайн- и офлайн-форматы, позволяют привлечь больше участников, расширить географию. Интерактивные события предполагают взаимодействие с участниками, использование групповых заданий, дискуссий и игр. Это способствует более глубокому усвоению информации и активному вовлечению аудитории.

В следующем году намечается тренд на благотворительность, поэтому совмещение двух этих форматов будет как никогда актуально.

Что касается нетворкинг-мероприятий, проводимых в формате вечеринок, форумов, круглых столов, то там участники могут активно общаться и находить новые возможности для сотрудничества.

Тренды в организации бизнес-мероприятий постоянно меняются, главное – на этапе планирования поставить цели, и уже после выбирать подходящий формат.

… и формулы

При организации делового мероприятия главное – не пытаться заработать на нем напрямую. Главными задачами должны оставаться грамотная презентация, должное впечатление и повышение узнаваемости бренда для игры «в долгую».

Частой ошибкой организаторов является вера в то, что до ивента еще много времени, и надежда на собственную память. Вся информация по предстоящему мероприятию должна быть подготовлена заранее, записана, занесена в контрольный чек-лист. Это – обязательные пункты, которые помогут повысить качество ивента.

Алексей Шаталов, директор event&marketing агентства Secret Point:

- Чтобы уложиться во все сроки и не подставить партнеров, подготовку к мероприятию стоит начинать как минимум за три месяца до его проведения – особенно, если дата выпадает на весенние или зимние праздники.

Программа мероприятия формируется на основе поставленных целей и задач. Если концепция мероприятия включает в себя только решение бизнес-задач, то не помешает разбавить деловую атмосферу тематическими интерактивами, чтобы гости смогли разгрузиться от большого потока информации и ушли с хорошим настроением.

Зачастую бизнес-мероприятие состоит из двух частей – стратегического брэйншторминга и вечерней программы (афтерпати). В таком случае площадка должна обладать не только комфортным и вместительным конференц-залом, но также хорошим сценическим оснащением и командой профессиональных техспециалистов для работы с музыкальными и танцевальными коллективами.

Однако залог эффективности в организации любого мероприятия – это менеджмент. Слаженность и ответственность команды, четкое делегирование, опыт работы с подрядчиками и творческий потенциал – без этих компонентов в совокупности достичь высокого показателя эффективности будет трудно.

Татьяна Винокурова, основатель Ассоциации спикеров «Голос бизнеса» и платформы «Спикеры России»:

- Сегодня аудитория не простит организаторам мероприятие посредственного уровня, где представлены непонятные спикеры и хедлайнеры, к которым интерес уже потерян. Так, если мы посмотрим на крупные мероприятия, то не увидим хедлайнеров, которые были знамениты в прошлом. Им на смену пришли медийные предприниматели, которые сделали весомый вклад в развитие российской экономики, создали большой, многомиллиардный бизнес. Именно они все чаще и чаще звучат на главных бизнес-мероприятиях нашей страны, потому что история успеха реального предпринимателя всегда получает максимальный отклик у аудитории. Ведь это то, что можно потрогать, пощупать, зафиксировать.

Ольга Гатчина, организатор мероприятий iConText Group:

- Продуманная программа, удобная локация и подходящая дата проведения события – это одни из ключевых составляющих успеха.

Прежде чем выбирать дату, необходимо провести мониторинг всех событий отрасли от других организаторов. Это важно, потому что если в выбранную вами дату ивент проводит какой-то гигант рынка, то интерес к вашему событию может быть ниже, и при выборе, куда пойти, решение окажется не в вашу пользу.

Неудобная площадка тоже не сыграет вам на руку. Надо помнить, что люди по природе своей довольно ленивы. Нужно быть очень замотивированным, чтобы посетить мероприятие, до которого добираться несколько часов.

При подборе площадки я обычно оцениваю следующее: расположение и транспортную доступность, наличие парковки, вместимость, функциональность пространства и предоставление всего необходимого под формат мероприятия, ограничения (например, по уровню шума), отзывы.

Илья Могилевцев, сооснователь и коммерческий директор коммуникационного агентства «О’Смысле»:

- Начните с программы. От наполнения будет зависеть и площадка, и дата, и время. Это может быть короткое и узконаправленное мероприятие, где вы соберете 30-50 человек на пару часов, или же большая конференция на 2 полных дня. После того, как вы определитесь наполнением мероприятия, можно искать подходящую площадку.

Если вы планируете афтепати с участниками конференции, то важно учесть и то, как сложно будет с ивента до места продолжения, ведь часть аудитории может не дойти пешком.

Если вы планируете узкую тематику лекции или мастер-класса для небольшой группы людей, то лучше ставить ее на вечер буднего дня, когда люди освободятся от работы и успеют добраться к вам. В случае с большой отраслевой конференцией на целый день или даже два вы можете легко делать выбор в пользу рабочего дня, так как с большой вероятностью компании отправят своих сотрудников к вам в рамках их рабочего времени.

С холодной головой

При подготовке к мероприятию, нередко случается так, что в самый неподходящий момент энергия заканчивается и результат становится неважен. Зачастую это происходит из-за постоянно случающихся непредвиденных событий, которые у организатора вызывают стресс и выгорание. Важно системно подходить к проблеме и не забывать отдыхать в перерывах между активной подготовкой.

Елена Каюрова, психолог, основатель клуба «Думай и делай»:

- C состоянием выгорания сталкиваются многие из нас, и оно всегда затрагивает психику, физику и эмоции. Нет универсального рецепта для легкого достижения целей без выгорания, но есть эффективный метод – анализ ошибок.

Ошибки – это неизбежная часть жизни. Важно осознать, что они всегда будут присутствовать в вашем пути к успеху. Умение их анализировать – ключевой навык, который поможет вам справляться с любыми вызовами. Предлагаю научиться анализировать ошибки регулярно. Например, ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Потому что только так вы сформируете навык анализа и присвоения опыта. Это очень облегчит вам жизнь в будущем. Вместо того, чтобы корить себя за то, что чего-то не сделали, лучше подумать: а почему я этого не сделал? Где я ошибся? И в следующий раз промахов не допускать. Этот навык станет вашим надежным оружием в борьбе с выгоранием. Постепенно этот процесс станет для вас привычным, и вы почувствуете, как растет ваша уверенность в достижении целей.

Количество кибератак на бизнес в 2023 году выросло на 160%

Основной целью стало получение выкупа, а его размер в среднем достигал 53 миллионов рублей.

Ульяновская область – уравновешенная!

Озвучены результаты «Национального индекса тревожностей. КРОС» за III квартал 2023 года. Исследование выявляет и ранжирует тревожности россиян на основе анализа СМИ и социальных медиа. Авторы исследования выявляют не только актуальные тревожности, но и уровень их приживаемости (обсуждения) в обществе.

Бизнес начал платить премии сотрудникам за приглашение в компанию их друзей

Крупные российские предприятия все чаще вводят реферальную систему для найма новых кадров. По ней работники за каждого «друга» получают до 70 000 рублей.