Документооборот
в организации

Елена Осипова

---

руководитель Студии бухгалтерских услуг

В 2019 году письменные требования главного бухгалтера к первичным документам стали обязательными для всех работников организации. Фиксировать это правило в учетной политике не обязательно – оно установлено законом. Но стоит установить и утвердить в приложении к учетной политике детальный график документооборота.

Максимально подробно пропишите в графике правила и сроки оформления и передачи первичных документов, счетов-фактур. Назначьте ответственных лиц по всем типам документов на каждом этапе работы с бумагами.

Шаг 1. Утвердите график сдачи документов в бухгалтерию

Несомненно, только четкие правила движения документов – от их создания до хранения – помогут вам избежать бумажного хаоса в работе бухгалтерии. Вот поэтому эти нормы надо закрепить в графике документооборота. И вдобавок ознакомить с ними под подпись всех сотрудников, чья работа связана с первичными документами.

В графике важно прописать минимальные сроки, в которые сотрудники должны сдавать документы в бухгалтерию. Это позволит получать документы вовремя.

Сотрудников, которые необоснованно нарушают график, стоит привлекать к дисциплинарной ответственности, например, делать им замечания (ст. 192 ТК РФ). А мотивировать коллектив соблюдать правила можно с помощью грамотной системы премирования.

Для этого надо в должностных инструкциях установить обязанность по работе с первичными документами, а в Положении о премиях – условие, что премии начисляют, если у сотрудника нет дисциплинарных взысканий.

Шаг 2. Откажитесь от дублирующих бланков

Сейчас вы вправе применять собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключение составляют лишь бланки, которые требуется применять в силу нормативных актов, например, платежные ведомости по зарплате (формы Т-49 и Т-53), приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2).

Эти правила дают возможность заметно сократить объем документов, которые приходилось заполнять раньше (до 1 января 2013 года), когда обязательными были унифицированные бланки. Так, вы можете разработать свои формы, которые объединяют в себе информацию из нескольких типовых. Допустим, для оформления командировки придумать один универсальный бланк, заменяющий приказ о служебной поездке, командировочное удостоверение и служебное задание.

Шаг 3. Проведите ревизию по устаревшим документам

У всех организаций в процессе работы копятся бумаги – первичные документы, регистры учета, отчетность. Если в организации есть обособленные подразделения, то хранить документы можно не в головном офисе, а в таком подразделении. Конкретное место хранения документов утверждает руководитель организации.

Когда у документа истекает срок, его можно уничтожить. Но чтобы выявить такие бумаги и избавиться от них, необходимо провести ревизию. К слову, проверить первичку вы можете так, как вам удобно. Ведь ни одним законом подобная процедура не регламентирована.

Во-первых, определите документы, которые можно без сомнений уничтожить. Во-вторых, оставшиеся проверьте на ошибки. И в-третьих, выявите первичку, которую нужно восстановить, поскольку ее просто нет на месте.

Самая важная и сложная задача в ревизии – это определить максимальный из всех возможных срок хранения каждого документа, чтобы без последствий для организации уничтожить устаревшие бумаги. Ведь иногда предусмотренные в разных законах и нормативных актах периоды отличаются.

Например, первичные документы для целей исчисления налогов и взносов надо хранить минимум четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако для бухучета документы надо беречь пять лет, а то и дольше или вовсе постоянно (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если вы уничтожите первичные документы раньше срока, то организации грозит штраф.

Чтобы не запутаться в том, какой документ устарел, а какой еще нет, составьте таблицу. В нее надо свести максимальные периоды хранения по всем документам. И уже ориентируясь на них, принимать решение: уничтожать бумаги или оставить. И вот когда вы провели ревизию, выявили ненужную больше первичку, составьте акт об уничтожении документов с подробной их описью.

Шаг 4. Сблизьте бухгалтерский учет с налоговым

Сблизить два учета можно по амортизации, расходам на материалы, отпускам, сомнительной дебиторской задолженности и процентам по кредитам. Выбранные правила должны быть прописаны в учетной политике организации для целей бухучета и налогообложения.

Так, если способы отражения объектов в бухучете и налогообложении совпадают, то вы можете формировать данные налогового учета на основе бухгалтерских регистров (абз. 3 ст. 313 НК РФ). Вести отдельные налоговые регистры необязательно, да и нецелесообразно. Ведь сведения для налогового учета вы будете брать из тех же первичных документов, которые используете для отражения операций в бухучете. Таким образом, чем меньше отличий между бухгалтерским и налоговым учетом, тем меньше понадобится формировать налоговых регистров.

Но не забывайте, что изменить применяемые правила учета можно только с начала следующего года (ч. 5 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, абз. 6 ст. 313 НК РФ).

Шаг 5. Внедрите электронный документооборот

Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.

Все отправляемые и получаемые через интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения таких первичных документов и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Предпринимателей, не сдавших отчетность, исключат из реестра субъектов МСП

УФНС России по Ульяновской области напомнило бизнесу о необходимости сдать отчетность.

Считаем по-новому

Новый год, как всегда, несет в себе перемены – благоприятные для бизнеса и не очень.