Кадровый капитал: как набрать сотрудников и не пожалеть

В бизнесе каждый новый человек – это не просто кандидат, а потенциальный ключ к успеху компании. Однако его интеграция и адаптация в коллективе – это сложный, многоступенчатый процесс. Онбординг зачастую играет решающую роль в формировании лояльности, эффективности, вовлеченности новичка в дела компании. Это почти искусство, и своими практиками с uldelo.ru поделились эксперты.

Фото: rawpixel.com

Екатерина Днепровская, CEO Re-Action:

- Когда в команде 2-3 человека, то весь онбординг часто заключается в дежурных приветственных фразах и резком погружении в действительность проекта. Но когда в команде уже более 5 человек, появляются стажеры и временные сотрудники, подобным решением уже не обойтись. Чем шире команда, тем более продуманным должен быть онбординг. Расскажем на примере IT-проекта Re-Action.

Весь процесс онбординга реализуется по заранее согласованному процессу тимлидом группы. В его задачи входит проведение первой приветственной встречи, на которой рассказывается не только про деятельность и основные задачи, но и про особенности корпоративной культуры, привычки группы (например, встречаться по четвергам и делать мини-отчеты в чате) и используемый инструментарий. После этого человека вводят в команду и на ближайшем митинге выдают первые задачи.

Первый месяц онбординга порой бывает намного важнее в плане произведенного впечатления и поддержки, чем все остальные. В этот период тимлид обязательно проводит встречи тет-а-тет минимум 1 раз в неделю, чтобы ответить на вопросы и внести необходимые корректировки в работу. При необходимости подключается линейный руководитель.

Новый член команды обязательно добавляется в закрытые корпоративные каналы с новостями, начинает получать поздравления с днем рождения и участвовать в общеорганизационных стратегических митингах. Там же его представляют и всей команде IT-проекта.

А если бы этого не было? В таком случае сотрудник находился бы в состоянии полной неопределенности, тревожился, теряя доверие к организации в целом. Его коллеги со своей стороны, пребывая в неведении о новом члене команды, добавленном в группу, могли проявлять весь спектр негативных отношений к неизвестному лицу, скрывать информацию и собираться в коалиции. Все это, в конечном счете, привело бы к конфликтам и распаду группы.

Важное правило успешного онбординга – не жалеть времени на личные встречи и первичное сопровождение! Понятно, что этого ресурса у руководителя группы подчас недостаточно, однако подобная «инвестиция» точно окупится, и новый член команды быстрее втянется в работу! Это необходимо, чтобы избежать ситуации, описанной в известной фразе: «У нас не бывает времени, чтобы сделать работу как надо, но его всегда хватает, чтобы исправить ошибки»

Анастасия Прищепова, менеджер по персоналу ActiveCloud:

- Онбординг – это базовая гигиена при работе с командой. После внедрения системного процесса онбординга мы повысили скорость и качество интеграции сотрудников в коллектив и рабочие процессы вдвое, сократили текучесть персонала в первый год работы на 20% и сделали интеграцию максимально комфортной.

Преонбординг начинается на этапе отбора финального кандидата. Мы сравниваем требования в вакансии и оцениваем человека на интервью, формируя «профиль нового сотрудника», учитывая его сильные стороны и точки для развития в контексте знаний и навыков. Это дает нам возможность сформировать индивидуальную программу онбординга и вводного обучения, включающую цели, проекты и возможности для профессионального роста.

1-й этап онбординга – ориентация в компании. В первый рабочий день мы проводим welcome-тренинг, где сотрудник знакомится с командой (обзор ключевых подразделений, ролей и взаимосвязей), процессами, продуктами, стратегиями и целями компании, стандартами, корпоративной культурой и общими условиями работы.

Важным аспектом интеграции новых сотрудников является встреча с CEO компании и знакомство с командой менеджеров всех направлений.

Этот этап создает базу для полноценного вхождения в корпоративную среду.

2-й этап онбординга отвечает за введение в роль с участием ментора и экспертов, интеграцию в процессы, задачи, цели, метрики.

На данном этапе мы назначаем ответственных за обучение: менторов, экспертов по ключевым направлениям и кураторов.

Ментором является опытный профессионал, источник знаний и ответов на вопросы по работе на конкретной должности, куда приходит новичок. У нас в компании есть программа «Центр компетенций», в которой каждый участник отвечает за обучение и подготовку документации по своему направлению. Это касается сервисов, продуктов, технологий компании. Отдельно мы выделили эксперта по качеству процессов и клиентскому обслуживанию.

В роли куратора чаще всего выступает HR-отдел или менеджер, который координирует действия участников процесса онбординга. Он, кстати, может меняться в зависимости от формата работы – офис, гибрид или удаленка – и включать в себя обучающие сессии с экспертами компании.

В первые недели работы в ActiveCloud новые сотрудники встречаются с куратором и ментором еженедельно; по истечении месяца встречи с ментором продолжаются раз в неделю, а с куратором – раз в месяц до финала онбординга. Каждая встреча включает детальное обсуждение прогресса сотрудника, его достижений, текущих задач и ориентиров для развития, приоритезации задач.

Мы ценим открытость и прозрачность. Поэтому обратная двусторонняя связь предоставляется не только во время запланированных встреч, но и по мере необходимости в повседневной рабочей среде.

Для работы мы используем следующие технологии:

Внутреннюю социальную сеть Yammer, где представляем новых сотрудников. Там они знакомятся с последними новостями компании, учебными материалами и информацией о корпоративных мероприятиях, расширяют нетворкинг.

Корпоративный портал на базе SharePoint, который позволяет понять структуру компании, основные рабочие процессы, KPI всей команды. Также этот инструмент выступает в качестве хранилища документов и средства совместной работы над ними.

MS Teams мы используем не только как средство коммуникации и для работы в командах, но и как обучающую платформу. Благодаря интеграции с системой Testportal MS Teams позволяет нам проводить мониторинг и оценку знаний сотрудников. Это выводит возможности платформы за пределы обычного обмена сообщениями и видеоконференций. Дополнительно мы создали в системе «блог новичка». С его помощью мы даем возможность новому сотруднику вносить свои идеи и предложения на начальных этапах работы.

Kaiten, Trello, Jira используем для управления проектами и задачами. Они помогают новым сотрудникам ориентироваться в своих обязанностях, отслеживать прогресс и взаимодействовать с командой по конкретным задачам.

Сейчас мы работаем над двумя проектами связанными с онбордингом:

- Внедряем новую систему поддержки сотрудников, задействующую генеративные нейросети и чат-боты, которая станет личным помощником для каждого новичка. Нужная информация, ответы на вопросы будут доступны в два раза быстрее в одном месте. Это позволит нашим сотрудникам стать более автономными и эффективными, уменьшить при этом необходимость в участии коллег.

- Наш второй проект – создание «Корпоративной книги ActiveCloud» – компаса, который направит новых сотрудников по пути успешной интеграции в команду. Эта книга не просто расскажет о том, какое поведение в компании считается хорошим и плохим, но и детально осветит поведенческие модели, которые приносят успех, а также те, что ведут к неудачам. Это крайне важно для новых сотрудников, которым нужно быстро интегрироваться в команду и начать достигать необходимых результатов.

Роман Саркисов, CEO веб-интегратора StepUp:

Онбординг нужен, онбординг важен, ведь компания – это механизм. И чем быстрее и лучше сотрудник будет погружен в бизнес-процессы, тем быстрее, больше будет вероятность того, что он начнет приносить пользу этому механизму.

С чего мы начинаем? Мы рассказываем, чем занимается наша организация, как она устроена, что это за рынок. Казалось бы, банально, но многие этого не делают. Мы же, в свою очередь, стараемся донести до новых сотрудников принципы, которыми мы руководствуемся при реализации проектов и формировании коллектива. Как коммерческую организацию нас интересует не только материальный успех, но и баланс между интересами клиентов и наличием у нас необходимых ресурсов – и об этом мы говорим нашим новым сотрудникам.

Каждый человек, присоединившийся к нашему коллективу, должен четко понимать свои цели и задачи. Мы активно вовлекаем новых сотрудников в процесс адаптации, регулярно уточняя, есть ли у них трудности или вопросы. Мы стремимся создать такое окружение, где каждый чувствует поддержку и может решать возникающие проблемы в сотрудничестве с коллегами и руководством.

Погружение человека в рабочий процесс обычно происходит по двум сценариям:

1. Передача новичкам детальных правил и регламентов, где все расписано и разложено по полочкам. Но, честно говоря, я таких компаний на практике не встречал.

2. Гибридный подход. Мы практикуем его у себя, вовлекая сотрудника в одновременный процесс работы и обучения. Наличие сопроводительной документации к проектам и инструкций к рабочим местам – важный аспект, но мы понимаем, что истинное понимание происходит с опытом и через взаимодействие с коллегами.

В случае замены сотрудника мы уделяем внимание передаче информации от уходящего к новому члену команды, чтобы обеспечить плавный переход, преемственность функций и сохранение непрерывности в работе. Новый сотрудник может вступить в работу параллельно с тем, кто увольняется, что позволяет им какое-то время решать задачи совместно. И это великолепный способ интеграции человека в рабочую среду.

Если у нового сотрудника нет опытного наставника, руководитель должен взять на себя роль гида, поддерживать коммуникацию и объяснять особенности работы и принципы компании.

Одним из ключевых аспектов нашей корпоративной культуры является неформальная обстановка. У нас отсутствует жесткая иерархия, мы подчеркиваем важность командной работы. Наша атмосфера позволяет сотрудникам комфортно взаимодействовать и выполнять поставленные задачи. Мы придаем первостепенное значение формированию команды с единой целью, а затем активно развиваем компетенции сотрудников.

Это, конечно, влияет на процесс онбординга, поскольку человек может не обладать определенными навыками, но мы готовы включить его в обучение. Например, у нас сейчас есть сотрудник, чья должность сокращается, но мы собираемся отправить на профессиональную переподготовку, потому что по базовым качествам он полностью подходит на другую специальность.

По одежке встречают?

Успех современного предпринимателя зависит от многих факторов, в том числе от того, как человек бизнеса представляет себя миру. Так что искусно подобранный гардероб – это не прихоть, а инструмент, с помощью которого современные лидеры определяют свою роль в обществе. Подробно об этом «ДО» рассказали эксперты моды из Ульяновска и других городов России.

Антон и Олеся Эйхман: «Мы прислушались к своему сердцу»

Экологический туризм набирает все большую популярность во всем мире. Тренд не обошел стороной и Ульяновскую область: с 2022 года в полную силу заработал проект «Холмы». Об истории появления глэмпинга рассказала Олеся Эйхман.