Кадровый капитал: как набрать сотрудников и не пожалеть
Фото: rawpixel.com
Екатерина Днепровская, CEO Re-Action:
- Когда в команде 2-3 человека, то весь онбординг часто заключается в дежурных приветственных фразах и резком погружении в действительность проекта. Но когда в команде уже более 5 человек, появляются стажеры и временные сотрудники, подобным решением уже не обойтись. Чем шире команда, тем более продуманным должен быть онбординг. Расскажем на примере IT-проекта Re-Action.
Весь процесс онбординга реализуется по заранее согласованному процессу тимлидом группы. В его задачи входит проведение первой приветственной встречи, на которой рассказывается не только про деятельность и основные задачи, но и про особенности корпоративной культуры, привычки группы (например, встречаться по четвергам и делать мини-отчеты в чате) и используемый инструментарий. После этого человека вводят в команду и на ближайшем митинге выдают первые задачи.
Первый месяц онбординга порой бывает намного важнее в плане произведенного впечатления и поддержки, чем все остальные. В этот период тимлид обязательно проводит встречи тет-а-тет минимум 1 раз в неделю, чтобы ответить на вопросы и внести необходимые корректировки в работу. При необходимости подключается линейный руководитель.
Новый член команды обязательно добавляется в закрытые корпоративные каналы с новостями, начинает получать поздравления с днем рождения и участвовать в общеорганизационных стратегических митингах. Там же его представляют и всей команде IT-проекта.
А если бы этого не было? В таком случае сотрудник находился бы в состоянии полной неопределенности, тревожился, теряя доверие к организации в целом. Его коллеги со своей стороны, пребывая в неведении о новом члене команды, добавленном в группу, могли проявлять весь спектр негативных отношений к неизвестному лицу, скрывать информацию и собираться в коалиции. Все это, в конечном счете, привело бы к конфликтам и распаду группы.
Важное правило успешного онбординга – не жалеть времени на личные встречи и первичное сопровождение! Понятно, что этого ресурса у руководителя группы подчас недостаточно, однако подобная «инвестиция» точно окупится, и новый член команды быстрее втянется в работу! Это необходимо, чтобы избежать ситуации, описанной в известной фразе: «У нас не бывает времени, чтобы сделать работу как надо, но его всегда хватает, чтобы исправить ошибки»
Анастасия Прищепова, менеджер по персоналу ActiveCloud:
- Онбординг – это базовая гигиена при работе с командой. После внедрения системного процесса онбординга мы повысили скорость и качество интеграции сотрудников в коллектив и рабочие процессы вдвое, сократили текучесть персонала в первый год работы на 20% и сделали интеграцию максимально комфортной.
Преонбординг начинается на этапе отбора финального кандидата. Мы сравниваем требования в вакансии и оцениваем человека на интервью, формируя «профиль нового сотрудника», учитывая его сильные стороны и точки для развития в контексте знаний и навыков. Это дает нам возможность сформировать индивидуальную программу онбординга и вводного обучения, включающую цели, проекты и возможности для профессионального роста.
1-й этап онбординга – ориентация в компании. В первый рабочий день мы проводим welcome-тренинг, где сотрудник знакомится с командой (обзор ключевых подразделений, ролей и взаимосвязей), процессами, продуктами, стратегиями и целями компании, стандартами, корпоративной культурой и общими условиями работы.
Важным аспектом интеграции новых сотрудников является встреча с CEO компании и знакомство с командой менеджеров всех направлений.
Этот этап создает базу для полноценного вхождения в корпоративную среду.
2-й этап онбординга отвечает за введение в роль с участием ментора и экспертов, интеграцию в процессы, задачи, цели, метрики.
На данном этапе мы назначаем ответственных за обучение: менторов, экспертов по ключевым направлениям и кураторов.
Ментором является опытный профессионал, источник знаний и ответов на вопросы по работе на конкретной должности, куда приходит новичок. У нас в компании есть программа «Центр компетенций», в которой каждый участник отвечает за обучение и подготовку документации по своему направлению. Это касается сервисов, продуктов, технологий компании. Отдельно мы выделили эксперта по качеству процессов и клиентскому обслуживанию.
В роли куратора чаще всего выступает HR-отдел или менеджер, который координирует действия участников процесса онбординга. Он, кстати, может меняться в зависимости от формата работы – офис, гибрид или удаленка – и включать в себя обучающие сессии с экспертами компании.
В первые недели работы в ActiveCloud новые сотрудники встречаются с куратором и ментором еженедельно; по истечении месяца встречи с ментором продолжаются раз в неделю, а с куратором – раз в месяц до финала онбординга. Каждая встреча включает детальное обсуждение прогресса сотрудника, его достижений, текущих задач и ориентиров для развития, приоритезации задач.
Мы ценим открытость и прозрачность. Поэтому обратная двусторонняя связь предоставляется не только во время запланированных встреч, но и по мере необходимости в повседневной рабочей среде.
Для работы мы используем следующие технологии:
Внутреннюю социальную сеть Yammer, где представляем новых сотрудников. Там они знакомятся с последними новостями компании, учебными материалами и информацией о корпоративных мероприятиях, расширяют нетворкинг.
Корпоративный портал на базе SharePoint, который позволяет понять структуру компании, основные рабочие процессы, KPI всей команды. Также этот инструмент выступает в качестве хранилища документов и средства совместной работы над ними.
MS Teams мы используем не только как средство коммуникации и для работы в командах, но и как обучающую платформу. Благодаря интеграции с системой Testportal MS Teams позволяет нам проводить мониторинг и оценку знаний сотрудников. Это выводит возможности платформы за пределы обычного обмена сообщениями и видеоконференций. Дополнительно мы создали в системе «блог новичка». С его помощью мы даем возможность новому сотруднику вносить свои идеи и предложения на начальных этапах работы.
Kaiten, Trello, Jira используем для управления проектами и задачами. Они помогают новым сотрудникам ориентироваться в своих обязанностях, отслеживать прогресс и взаимодействовать с командой по конкретным задачам.
Сейчас мы работаем над двумя проектами связанными с онбордингом:
- Внедряем новую систему поддержки сотрудников, задействующую генеративные нейросети и чат-боты, которая станет личным помощником для каждого новичка. Нужная информация, ответы на вопросы будут доступны в два раза быстрее в одном месте. Это позволит нашим сотрудникам стать более автономными и эффективными, уменьшить при этом необходимость в участии коллег.
- Наш второй проект – создание «Корпоративной книги ActiveCloud» – компаса, который направит новых сотрудников по пути успешной интеграции в команду. Эта книга не просто расскажет о том, какое поведение в компании считается хорошим и плохим, но и детально осветит поведенческие модели, которые приносят успех, а также те, что ведут к неудачам. Это крайне важно для новых сотрудников, которым нужно быстро интегрироваться в команду и начать достигать необходимых результатов.
Роман Саркисов, CEO веб-интегратора StepUp:
Онбординг нужен, онбординг важен, ведь компания – это механизм. И чем быстрее и лучше сотрудник будет погружен в бизнес-процессы, тем быстрее, больше будет вероятность того, что он начнет приносить пользу этому механизму.
С чего мы начинаем? Мы рассказываем, чем занимается наша организация, как она устроена, что это за рынок. Казалось бы, банально, но многие этого не делают. Мы же, в свою очередь, стараемся донести до новых сотрудников принципы, которыми мы руководствуемся при реализации проектов и формировании коллектива. Как коммерческую организацию нас интересует не только материальный успех, но и баланс между интересами клиентов и наличием у нас необходимых ресурсов – и об этом мы говорим нашим новым сотрудникам.
Каждый человек, присоединившийся к нашему коллективу, должен четко понимать свои цели и задачи. Мы активно вовлекаем новых сотрудников в процесс адаптации, регулярно уточняя, есть ли у них трудности или вопросы. Мы стремимся создать такое окружение, где каждый чувствует поддержку и может решать возникающие проблемы в сотрудничестве с коллегами и руководством.
Погружение человека в рабочий процесс обычно происходит по двум сценариям:
1. Передача новичкам детальных правил и регламентов, где все расписано и разложено по полочкам. Но, честно говоря, я таких компаний на практике не встречал.
2. Гибридный подход. Мы практикуем его у себя, вовлекая сотрудника в одновременный процесс работы и обучения. Наличие сопроводительной документации к проектам и инструкций к рабочим местам – важный аспект, но мы понимаем, что истинное понимание происходит с опытом и через взаимодействие с коллегами.
В случае замены сотрудника мы уделяем внимание передаче информации от уходящего к новому члену команды, чтобы обеспечить плавный переход, преемственность функций и сохранение непрерывности в работе. Новый сотрудник может вступить в работу параллельно с тем, кто увольняется, что позволяет им какое-то время решать задачи совместно. И это великолепный способ интеграции человека в рабочую среду.
Если у нового сотрудника нет опытного наставника, руководитель должен взять на себя роль гида, поддерживать коммуникацию и объяснять особенности работы и принципы компании.
Одним из ключевых аспектов нашей корпоративной культуры является неформальная обстановка. У нас отсутствует жесткая иерархия, мы подчеркиваем важность командной работы. Наша атмосфера позволяет сотрудникам комфортно взаимодействовать и выполнять поставленные задачи. Мы придаем первостепенное значение формированию команды с единой целью, а затем активно развиваем компетенции сотрудников.
Это, конечно, влияет на процесс онбординга, поскольку человек может не обладать определенными навыками, но мы готовы включить его в обучение. Например, у нас сейчас есть сотрудник, чья должность сокращается, но мы собираемся отправить на профессиональную переподготовку, потому что по базовым качествам он полностью подходит на другую специальность.