Как превратить работу бухгалтера в ад?

Мария Эсмонтова

---

совладелец ООО «Внедренческий центр «Софт Плюс»

- Когда прилетают изменения в законодательстве, в 90% случаев эта проблема ложится на плечи главного бухгалтера. С одной стороны, это логично: если вовремя этим не озаботиться, то контролирующие органы могут компанию оштрафовать. А кто отвечает за штрафы? Конечно же бухгалтерия! Вот пусть они этим сразу и занимаются.

Теперь представьте чувства нашего славного бухгалтера, которому спустили распоряжение организовать учет маркировки в компании так, чтобы не влететь на большие штрафы. От этого уже становится не по себе.

Дальше – еще интереснее. Когда бухгалтер начинает вникать в процесс, он понимает, что марку (QR-код) нужно приклеить на складе или отсканировать при приемке от поставщика. Тогда у нашего бухгалтера начинают шевелиться волосы на затылке, прическа становится пышной, и вот в ней уже появляется первая седина...

Именно в такие моменты у руководителей на столах появляются заявления на увольнение самых преданных сотрудников.

И дальше мы начинаем учиться жить без них, пробуем назначить новых ответственных, а они дружно отказываются, объясняя это тем, что у них и так слишком большая загрузка. Нанимаем аутсортинговую компанию для ведения бухгалтерского учета, но внештатники лишь считают налоги.

Тут ад начинается и у директора.

Как не попасть в такую ситуацию?

Погрузитесь в эту задачу на уровне планирования, посмотрите, а как это вообще должно быть организовано. Теоретическую часть изучите сами или поручите тому, кто знает, как сейчас распределены все процессы компании.

Следующим шагом соберите всех лиц, в чью зону ответственности попадают изменения.

Например:

Закупщик, который обеспечит наличие марок в нужном объеме, будет заказывать их в «Честном знаке» и обладать доступом к этой системе. Или же наладит поставку маркированной продукции от производителя;

Начальник производства. Он будет отвечать за маркировку выходящей на склад готовой продукции;

Начальник склада, на плечи которого ляжет инвентаризация остатков маркируемой продукции и контроль количества марок, необходимого для постановки на учет этих остатков. Он будет заниматься проверкой при приемке товара на склад, следить за продукцией, которая пришла от поставщика без марок, оперативно передавать информацию в отдел закупок для рассмотрения каждого случая.

Главный бухгалтер. Он должен контролировать остатки на складе, списывать марки при обнаружении порчи или недостачи продукции.

Руководитель отдела продаж, который отвечает за сроки отгрузки клиентам маркируемой продукции.

Тут, уже распределив роли и задачи, мы сможем оценить необходимые ресурсы: кто и в какой момент должен регистрировать марку, кто будет ее наклеивать и какие им для этого потребуются инструменты: электронно-цифровые подписи, доступ в учетную систему 1С, а также принтер этикеток и терминал сбора данных для сканирования.

Также важно определить, где физически будет установлено оборудование, чтобы люди могли сократить время на выполнение своей функции. В новых условиях должно быть удобно работать!

Однако представьте, что закупщики приобрели самую дешевую модель принтера этикеток для печати марок… Они молодцы, сэкономили бюджет компании. Но одна этикетка будет печататься 30 секунд, и тогда начальник отдела производства вряд ли будет счастлив следить за неторопливым появлением каждой марки на свет. Или вдруг закупщики принесли проводной терминал сбора данных (опять же, для сбережения казенных средств), но из-за этого теперь, чтобы отсканировать приемку товара на склад, необходимо каждую позицию, как маленького ребенка, своими руками поднести к компьютеру и сделать все вручную. Кладовщика-няньку вряд ли хватит надолго.

Именно поэтому изменения нужно проводить коллегиально, зная особенности работы в точке выполнения каждого конкретного действия.

И еще немного о БАДах

В маркировке БАДов есть три типа участников:

Производитель/импортер – тот, кто первым заказывает и наносит марки на товар. После этого осуществляется передача информации контрагенту через электронный документооборот (ЭДО) в составе универсального передаточного документа (УПД) и физическая отгрузка продукции со склада с последующим сканированием и фиксацией выбытия марки.

При физической приемке товара на оптовом складе и сверке марок (их наличия и соответствия УПД от поставщика) ответственность переходит к получателю. Далее через ЭДО все так же передается розничному продавцу. Нанесение марки оптовиком тоже возможно, но уже в случае физического повреждения марки при хранении на складе.

Похожим образом розничный продавец, принимая товар на свой склад, должен проконтролировать наличие марок и их соответствие в УПД. Марки переходят конечному продавцу, и затем при сканировании кода на кассе оформляется выбытие маркировки из оборота. Нанесение марки в розничной торговле возможно с случае физического повреждения при хранении на складе.

Этапы маркировки

С 01.10.2023 маркировка биологически активных добавок к пище (БАД) стала обязательной. С этой даты запрещен ввод в оборот немаркированной продукции. Сведения о выводе из оборота необходимо направлять в систему мониторинга с 01.03.2024, а сведения об обороте – с 01.05.2024.

Итак, что нас ждет с 1 мая:

- Все участники оборота БАДов должны обмениваться только электронными УПД ;

- Они также обязаны подавать сведения в объемно‑сортовом формате, то есть не по каждой единице, а по количеству в целом. В УПД обязательно указывать количество товара, код GTIN (англ. Global Trade Item Number – международный код маркировки товаров, в котором закодировано предприятие (производитель или импортер) и конкретная товарная позиция) и количество кодов маркировки.

А с 1 сентября 2025 будет введен поэкземплярный учет: участники оборота через ЭДО станут отражать отгрузку и приемку каждого экземпляра БАД.

Чтобы не вносить изменения в процессы дважды, моя рекомендация – заводите поэкземплярный учет сразу. Сотрудники отработают схему и в сентябре будут производить отгрузки без проблем.

Рассмотрим последовательность действий для запуска обязательной маркировки и прослеживания БАДов.

1. Необходимо зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак». Для этого надо:

2. Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись на руководителя организации или ИП;

3. На ПК установить вспомогательную криптографическую программу;

4. Пройти регистрацию в системе маркировки «Честный знак» c помощью электронной-цифровой подписи (УКЭП);

- При регистрации в личном кабинете «Честного знака» выбрать тип участника оборота и добавить товарную группу «Биологически активные добавки (БАД) к пище»;

- В Национальном каталоге описать маркируемые товары с указанием потребительских свойств, физических и технических характеристик. Карточки заполняются либо вручную, либо с помощью автоматизированного процесса. Например, у нас данные автоматически переносятся из базы с помощью одного из сервисов «1С».

- Каждой позиции в каталоге присваивается код GTIN, который будет использован для идентификации товаров в течение всего жизненного цикла.

- Затем надо определиться, с чем будет осуществляться интеграция. Самые распространенные варианты – это «Таском», «СБИС» и «Контур». Нужно решить:

а) через какую систему будет происходить заказ кодов маркировки и их ввод в оборот (для производителей и импортеров);

б) через какого оператора должен осуществляться электронный документооборот.

Обычно для клиентов мы настраиваем разные комбинации обмена между информационной базой и системой документооборота – все с опорой на предпочтения заказчика. Надежнее, конечно, когда есть стандартный обмен между продуктами одного производителя. Это избавляет от дополнительных настроек и разработки нового функционала, а главное – от сверки данных между различными системами остатков марок и их оборота.

3. В системе 1С необходимо:

- Включить интеграцию с ГИС МТ по виду продукции «БАДы» и указать дату начала маркировки продукции.

- Осуществить настройку сканирования и контроль кодов маркировки. Подключить к базе сканер штрихкодов, который может считывать Data Matrix-коды, и кассу, умеющую их распознавать.

- В каждой карточке номенклатуры в группе «Маркировка ИС МП» необходимо указать значение «БАДы» для вида продукции.

- Указать код ТНВЭД

- Настроить электронный документооборот с участниками обмена.

У многих сейчас возникают вопросы по оборудованию: какое взять, на какие характеристики обратить внимание?

Необходимый минимум – это терминал сбора данных (ТСД) и принтер для печати этикеток.

Перед покупкой ТСД нужно четко понимать, где он должен использоваться, какие коды сканировать, а также насколько сильной будет нагрузка на устройство. Это позволит найти оптимальную модель по разумной цене и не допустить сбоев при работе на складе.

Но в любом случае при выборе оборудования лучше консультироваться с поставщиками и сопровождающими вас программистами. Ведь оборудование должно быть совместимо и информационными системами, в которых вы работаете.

Облегчить и ускорить процесс поможет максимальная автоматизация всех процессов и обучение сотрудников правильной работе с маркировкой – и это дело тоже следует доверить профильным специалистам, которые помогут вам повысить свою эффективность без потерь и нецелевых затрат.

Компания Soft+, 1С Франчайзи является партнером проекта IT Talk

Маркировка продукции: инструменты, подходы и рекомендации

Маркировка все больше входит в нашу жизнь как новая норма. Начавшись в 2019 году с экспериментов по отдельным категориям, система контроля «Честный знак» к весне этого года продолжает расширять список товаров, обязательных к учету.

Ульяновский бизнес проиндексировал зарплаты более чем 20 тысячам сотрудников

Результаты работы в сфере социально-трудовых отношений обсудили на заседании комиссии.

Россияне заинтересованы в дополнительном образовании

Больше всего свои профессиональные компетенции стремятся повышать молодые люди от 18 до 24 лет.