Если пришла проверка.
Лайфхаки от бизнес-омбудсмена

---

Екатерина Толчина

бизнес-омбудсмен Ульяновской области

«Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями.

Цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Чем больше контуров безопасности – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно. Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории). Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском. Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия. Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрисконсульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности».

Как действовать при проверке

Правило 1: не паникуйте и ведите себя нейтрально-добродушно

«Прежде всего нужно успокоиться самому. Руководитель – это отражение настроения в коллективе, поэтому, если сам он будет спокоен и уверен в себе, то будут спокойны и уверены в себе сотрудники».

Правило 2: проверьте документы и личности контролеров

«Если в вашем офисе появились лица, утверждающие, что они сотрудники некой государственной структуры и намерены провести проверку, то они должны предоставить вам удостоверения личности и документы, являющиеся основанием для проведения именно этой проверки».

Правило 3: требуйте от проверяющего зарегистрироваться в журнале проверок

«Необходимо завести такой журнал, он продается в любой канцелярии. Это даст возможность выиграть время и зафиксировать данные проверяющего».

Правило 4: проверка должна проводиться в присутствии руководителя компании

«При появлении инспектора сотрудники должны попросить его подождать, пока не появится руководитель, и сразу сообщить о визите проверяющего руководителю».

Правило 5: сотрудники должны быть заранее проинструктированы, что следует и чего не следует говорить проверяющим

«В малом бизнесе, как подсказывает мой опыт, почти в 90% случаях никаких инструктажей, как вести себя сотрудникам при визите проверяющих, не проводится. У вас должна быть инструкция, желательно письменная, с которой должны ознакомиться ваши сотрудники».

Правило 6: запишите ход проверки на видео или аудио

«Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. В случае несогласия с результатами проверки это будет вашим доказательством».

Правило 7: обеспечьте присутствие юриста при проверке

«При проведении проверки имеет смысл пригласить квалифицированного юриста, который будет фиксировать как можно больше замечаний по поводу действий проверяющих. Это существенно облегчает в дальнейшем оспаривание результатов проверки».

Правило 8: меньше слов

«Отвечайте на вопросы контролеров строго в рамках предмета проверки. Бывают ситуации, когда проверяющие начинают выяснять обстоятельства, которые не имеют отношения к проверке. Рекомендация: прежде чем давать письменные пояснения, хорошо подумайте. Важно взять время, для того чтобы обдумать происходящее, проконсультироваться с юристом и только после этого фиксировать вашу правовую позицию».

Правило 9: предавайте документы только по описи

«Это важная часть любых проверочных мероприятий. Такой акт должен содержать список всех документов, которые от вас получаются, с указанием количества страниц и обозначением того, оригиналы передаются или копии. Обратите внимание: оригиналы документов подлежат изъятию только в исключительных случаях».

Правило 10: не указывайте проверяющему на ошибки

«Наблюдайте, фиксируйте ход проверки и только в последующем, когда вы согласуете свою позицию с юристом, оформляйте ее письменно».

Правило 11: по результатам проверки обязательно составляется документ

«Это протокол, акт, заключение и т.п. Потребуйте, чтобы он был подписан всеми присутствующими, и вам представили второй экземпляр – оригинал – с вашими замечаниями. В дальнейшем именно это станет основанием для обжалования решения, с которым вы будете не согласны».

Правило 12: не отказывайтесь от подписания акта проверки

«Подписывайте акт проверки с вашими замечаниями либо сделайте простую запись «Не согласен». В дальнейшем это позволит вашим юристам, если вы будете оспаривать результаты проверки, выстроить позицию, которая приведет к желаемому результату».

Проверки ФНС во время кризиса

Карантин закончился, а вместе с ним завершился мораторий на проведение проверок. Инспекторы в самом деле стремятся выполнить свои годовые планы. На протяжении всего карантина налоговики собирали материалы, чтобы выходить на проверки с четким пониманием, где и какие доказательства собирать. Карантин шел своим чередом, а поток запросов и требований из ФНС в банки (основные информаторы) не прекращался.

Черные метки в кредитной истории: что о них нужно знать

Рассказывает Алексей Симкин, управляющий Нижегородским филиалом РГС Банка.

Как подойти к проектированию 2021 года?

Журналист «ДО» принял участие в вебинаре Демида Голикова, руководителя стратегического консалтинга ГК «Институт Тренинга – АРБ Про». На этом мероприятии были обозначены вопросы, на которые должен оперативно ответить каждый собственник бизнеса.