Универсальный менеджмент

Под каким углом посмотреть

Александр Злобин, руководитель отдела разработки ООО ЛЕГАЛТЭК:

- Стандартная практика управления проектами обычно заключается в выполнении его последовательно, когда задача передается от одного этапа к другому. Современные же практики, пришедшие из мира IT, предполагают цикличную разработку продукта до достижения конечной цели. Такой подход позволяет отслеживать и корректировать результат во время выполнения задач.

Для примера возьмем строительство дома. При классическом подходе мы должны иметь четкое техническое задание, которое со временем нельзя будет изменить, и заказчик получит ровно то, что было обговорено в самом начале. А если у него поменялись требования, то нам придется вернуться назад к разработке ТЗ, снова согласовать его со всеми отделами и только потом приступить к строительству. В гибкой же современной методологии управления проектами после каждого этапа постройки дома заказчик имеет возможность повлиять на конечный результат, то есть внести коррективы в план прямо в ходе строительства.

Надо сказать, что современные методологии не всегда подходят для не-технологичной среды, но и не всегда это требуется. Однако если вы хотите выполнить задачу максимально приближенно к требованиям рынка и при этом задействовать минимальный объем ресурсов, то лучше изучить такую возможность.

Оффлайн-сектору полезно следить за трендами цифрового менеджмента, но стоит не забывать, что в чистом виде современные методологии управления практически не используются. Чаще всего компания примеряет на себя какую-то распространенную практику и со временем меняет ее под свои процессы, либо смешивает несколько методологий для достижения максимального эффекта.

Что взять на заметку

Даниэль Первов, маркетолог, продюсер, руководитель агентства «Креативная Лаборатория Баланда»:

- Границы между технологическими и традиционными бизнесами становятся все более размытыми, и принципы проектного менеджмента, рожденные в IT-сфере, обретают универсальное значение. Это не просто модный тренд, а реальная возможность для компаний из не-технологичной среды стать более гибкими, эффективными и конкурентоспособными. Разберем лучшие практики проектного менеджмента и пути их интеграции в жизнь традиционного бизнеса.

Агилити – не только для разработчиков

Методология Agile, зародившаяся в мире программирования, превосходно подходит для любой сферы деятельности. Суть ее заключается в итеративном подходе к выполнению проектов, когда большая задача разбивается на маленькие части, каждая из которых реализуется в короткие сроки. Это позволяет быстро адаптироваться к изменениям и сокращает время от идеи до ее реализации.

Как интегрировать: начать можно с внедрения канбан-стенда или ежедневных коротких совещаний (stand-up meetings), где каждый участник команды будет делиться своими достижениями и планами на день. Это улучшит координацию действий и поможет оперативно решать возникающие проблемы.

Система ценностей Lean

Lean Management, или «стройное производство», фокусируется на максимизации ценности для клиента при минимальных затратах. Устраняются все виды потерь. Переняв этот принцип, компания из любой сферы сможет оптимизировать свои процессы и повысить качество своей продукции или услуг.

Как интегрировать: начните с анализа текущих процессов на предмет выявления и устранения неэффективных операций. Вовлеките в этот процесс сотрудников, ведь они лучше всего знают, где тратится лишнее время и ресурсы.

Проектное мышление

Проектное мышление помогает видеть большую картину и управлять проектами эффективно, сосредотачиваясь на целях и результате. Оно предполагает планирование, распределение ресурсов, управление рисками и контроль качества.

Как интегрировать: обучите руководителей отделов основам проектного менеджмента. Это поможет им лучше планировать работу своих команд, определять приоритеты и эффективно распределять ресурсы.

Технологии на службе управления

Современные технологии предлагают широкий арсенал инструментов для управления проектами, коммуникации и совместной работы. Использование этих инструментов может значительно упростить многие процессы.

Как интегрировать: выберите подходящие для вашего бизнеса инструменты, такие как, например, Trello, Asana, Slack или Microsoft Teams, и обучите сотрудников их использованию. Это улучшит коммуникацию внутри команды и сделает управление проектами более прозрачным и эффективным.

Побороть сопротивление изменениям

Любые изменения неизбежно вызывают сопротивление. Важно понимать, что это нормально, и подходить к процессу внедрения изменений с умом и терпением.

Как справиться: сформируйте культуру постоянного улучшения, где каждый человек будет понимать ценность изменений и участвовать в процессе их внедрения. Проводите обучение и мотивируйте сотрудников, показывая реальные преимущества нововведений.

Внимание к трендам цифрового менеджмента

Важно не только следить за трендами цифрового менеджмента, но и уметь адаптировать их под свои нужды. Цифровизация не означает слепое копирование IT-практик, а предполагает выборочное применение тех из них, которые могут принести реальную пользу.

В заключение. Интеграция лучших практик проектного менеджмента в не-технологичную среду требует гибкости, открытости к новому и готовности к изменениям. Это не всегда легкий путь, но результаты, которых можно при этом достичь, стоят усилий.

Как организовать свою работу

Юлия Исюк, директор по маркетингу Flocktory:

- Делегирование – один из важнейших инструментов в управлении любыми проектами. Чем больше становится команда, которой вы управляете, тем важнее настроить ее работу так, чтобы ваше включение в повседневные тактические задачи стремилось к нулю, ответственность тимлидов/руководителей направлений росла. Продуктивное время руководителя можно поделить на три блока:

- работа над стратегическими инициативами и крупными флагманскими проектами – 40%;

- работа с командой: процессы, обучение, мотивация, поддержка, рост, контроль – 30%;

- работа над постоянными задачами, которые остаются в зоне вашей ответственности – 20%.

Предположим, вы уже выстроили работу команды и ее взаимодействие с другими подразделениями компании, делегировали необходимое, чтобы сфокусироваться на больших задачах и повышении эффективности своего департамента. И все равно у вас остается большой бэклог (прим. редакции: перечень задач). Как построить работу с ним при условии, что вы понимаете, зачем и почему этим надо заниматься?

Сформулировала свой подход в 5 ключевых пунктах.

Определите свой focus time

Блокируйте в календаре свои продуктивные часы, чтобы коллеги не ставили на эти периоды звонки и встречи. Это ваше время на активную интеллектуальную деятельность. Например, мой focus time – первая половина дня в начале недели.

Я выбрала такой период по двум причинам:

- выходные позволяют разгрузить голову, а потом с новыми силами и свежей головой заниматься планированием и важными задачами;

- на меня скорее пагубно влияет резкое включение в активный совместный рабочий режим. Когда на 10:00 понедельника назначено совещание, потом рабочая встреча и прочее, к вечеру сил на интеллектуальный труд остается немного.

Упорядочивайте взаимодействие с командой

Нет – хаотичному общению в мессенджерах, да – регулярным встречам. Это дисциплинирует как команду, так и вас. Учит коллег ценить свое и ваше время. В целом позволяет качественно оценивать прогресс по задачам и загрузку команды.

Мы с сотрудниками общаемся в Slack, ставим задачи в Jira, еженедельно или чаще созваниваемся для обсуждения планов. Ключевые задачи на период мы фиксируем в таблицах – так проще начать обсуждение на встречах. Также с каждым сотрудником я провожу встречи 1 на 1, чтобы отследить его прогресс и поставить новые цели.

Выделите время на потребление информации

Приоритезируйте каналы коммуникации и источники информации. Я не проверяю почту или Slack ежеминутно – для этого у меня есть выделенное время ежедневно или через день. Есть группа людей, сообщения от которых для меня приоритетны. Диалоги с ними либо закреплены, либо выделены другим способом, чтобы я обращала на них внимание даже в случае концентрации на других задачах.

Миксуйте задачи разной сложности и длины

Мои задачи можно разделить на долгоиграющие, среднепродолжительные и задачи-минутки. Рабочий день – это обязательно микс среднепродолжительных и минуток, либо долгоиграющих и минуток. При таком распределении я точно закрываю несколько задач в день. Даже если оценить прогресс по большой задаче сложно, у меня нет чувства, что я что-то делала, но ничего не сделала. Также это позволяет не накапливать огромный список нерешенных небольших задач. Думаю, многим знакомо состояние «тону в рутине => теряю мотивацию даже к крупным интересным задачам».

Крупные задачи я использую как награду и мотивацию. Ими нельзя заниматься постоянно – только если у вас порядок с двумя другими категориями.

Приоритезируйте задачи

Я сортирую задачи по нескольким признакам:

- по степени влияния на бизнес, прибыль и процессы;

- по влиянию на команду, без которой не будет бизнеса и прибыли;

- по уровню влияния на себя: эмоциональное состояние и удовлетворение от работы.

Заботьтесь о себе

Вот так подход к работе над задачами внезапно заканчивается вполне себе врачебным советом. Это, по-моему, главное в списке задач.

Уделяйте внимание своему физическому и психическому благосостоянию независимо от того, как много у вас работы.

Вы продуктивны и полезны для себя и для команды только тогда, когда чувствуете себя хорошо во всех смыслах. А еще вы транслируете хороший пример команде.

Ролевая модель руководителя и ощущение от взаимодействия с ним крайне важны и прямо влияют на результаты.

Фокус на предпринимателя

О том, как сегодня живет и продвигается бизнес, нам рассказал эксперт в области оптимизации бизнес-процессов, маркетинга и прибыли Максим Костин.

Фальшивые купюры гуляли по Ульяновску

В четвертом квартале 2023 года в банковском секторе Ульяновской области обнаружено 15 поддельных денежных знаков Банка России. Из них шесть банкнот номиналом 1000 рублей и девять банкнот номиналом 5000 рублей. Также выявлена одна поддельная банкнота иностранного государства — номиналом 50 долларов США.

У «государства» Симбирского – богатая история!

Увидел свет первый том книжной серии «История «государства» Симбирского 1648–1917 гг.», над которой работает историк, краевед Николай Костин при поддержке Русского географического общества и Центра стратегических исследований Ульяновской области. Многотомный краеведческий труд будет последовательно рассказывать о симбирских правителях, воеводах, наместниках, губернаторах, обо всех важных событиях, произошедших при них в нашем крае. Мы попросили автора многочисленных книг о Симбирске-Ульяновске Николая Костина ответить на наши вопросы.