Как сохранить эффективность
на удаленке

Светлана Гончар

---

директор Корпоративного университета в DSSL, эксперт по трансформационным изменениям компаний и личностей, executive-коуч, магистр психологии

Сложности при переходе компании в онлайн

Первая сложность – это хаос, паника, дизориентация среди сотрудников, даже если они сами этого не признают. Хаос и паника имеют сильный отложенный эффект. И если вы уже сейчас не начнете работать с сотрудниками по поддержанию их баланса (работа – не работа), то через месяц сотрудники будут полностью выгоревшими, и компания уйдет в минус.

Другая сложность связана с ощущением бесконтрольности, рассинхронизацией с командой, сотрудниками и вышестоящим руководством. Раньше информационная среда была другая: столкнувшись где-то в коридоре, вы могли поговорить с коллегами. При работе онлайн нужно информационную среду перестраивать.

В более тщательной проработке со стороны руководителя теперь нуждается постановка целей и задач. На удаленке вам придется больше доверять и передавать ответственность. Это большой вызов для российских руководителей, которые привыкли работать в формате приказов и иерархии.

Как меняется роль руководителя

Выстройте фундамент для удаленной работы сотрудников, чтобы упорядочить хаос. Вы должны понимать, что проседание эффективности на первой-второй неделе – это нормально. Выделите время на то, чтобы по-новому организовать все процессы, иначе хаос будет длиться бесконечно.

Обязательно пересмотрите баланс контроля и доверия. Контроль не нужно ослаблять, но необходимо изменить его инструменты. Недельные отчеты о работе воруют огромное количество времени, поэтому нужен другой подход. О нем мы поговорим ниже.

Выделяйте больше времени на общение с командой. Чем больше практикуете правильное выстраивание коммуникации – тем меньше времени на это будет уходить в итоге. А коммуникация в онлайне – это мастхэв. Без нее через месяц в вашей компании наступит коллапс.

Поддерживайте сотрудников в преодолении социальной изолированности. В Китае за два карантинных месяца количество разводов выросло на 20%. В США статистика фиксирует рост случаев домашнего насилия. Все это говорит о том, что люди, запертые дома, находятся в стрессе.

Социальная изоляция – это трудно для всех, даже для интровертов, и она точно влияет на эффективность. Раньше человек приходил в офис, у него было свое рабочее место, любимая чашка, перерывы, совещания… И у него был образ себя как работника, а сейчас происходит полное разрушение этого образа. С этим нужно работать, особенно руководителям: вы должны помочь сотрудникам обрести новую рабочую идентичность. Больше общайтесь с ними, чтобы их стресс не снизил эффективность команды.

Сеансы связи

Коммуникации нужно перестраивать. В онлайн-режиме вам точно каждый день потребуются стендапы. Утром, днем или вечером – это как вы договоритесь с командой, но на 10-15 минут всех обязательно нужно будет собирать вместе. Вы как руководитель должны будете зарядить их позитивом и настроить на рабочий лад. Повторяйте, что вы – команда и со всем справитесь. Именно вы должны стать тем, кто дает команде ресурс, без этого нельзя.

В конце недели проводите встречи один на один с каждым сотрудником. Это обязательное условие в первые два месяца работы онлайн. На этих встречах спрашивайте, что получилось сделать за неделю. Задавайте открытые вопросы: «Что мешает работать из-за корпоративных проблем?», «Что мешает работать из-за домашних проблем?». Вы как руководитель должны подсказать, как правильно выстроить работу на удаленке. Обязательно спросите, что полезного сотрудник взял для себя за прошедшую неделю благодаря переходу на удаленку. Этот вопрос позволяет снизить стресс и переключиться на позитив, которого сейчас не хватает.

Переход на удаленку сразу обнажает недоработки в процессах и структуре компании. Если в вашем подчинении 26 человек, нужно выделить среди них тимлидов, которые будут отвечать за свои подгруппы. Потому что эффективно можно управлять максимум пятью-семью сотрудниками.

Хотя бы раз в неделю просите встречу с вышестоящим начальством, чтобы сохранить с ним контакт и чтобы понимать, что ждут от вас и вашей команды. Даже если сейчас цели размыты и в условиях кризиса никто не знает точно, что делать, у вас будут примерные ориентиры, и шаг за шагом они будут прибавляться.

Виртуальное совещание отличается от обычного и требует других навыков. На эту тему есть много статей в интернете. Самое главное, что нужно понять: онлайн-совещание требует на 30% больше времени.

Сейчас у многих компаний совещания занимают почти весь рабочий день. Это плохая тенденция, она говорит о том, что люди не умеют быстро договариваться и структурированно вести переговоры. Я сторонник того, что нормальное совещание – это 15 минут, а если участвуют больше десяти человек (что странно, если только речь не идет о стратегических вопросах), то максимум 30 минут. Стремитесь к этим стандартам, и тогда вы научитесь структурированно доносить свою позицию и задавать собеседникам более точечные вопросы.

В коммуникациях нужно сделать больше фокуса на стратегические цели и на то, в каком месте этой цели находится конкретная задача. Если вы расскажете сотруднику, ради чего все это, поверьте, он найдет способы, чтобы выполнить задачу. Это нужно было делать и в офлайне, а в онлайне значимость этого «Зачем?» возрастает в разы.

Группа поддержки. Питание

Если у вас дома есть кто-то еще, заранее договоритесь с ними о режиме работы и общения. Детям нужно четко объяснить, что ситуация сейчас требует иного подхода, поэтому правила меняются. Держите границы – дети привыкнут к этому за несколько дней. Поговорите об этом также со своим супругом (или супругой). Ваша семья должна стать вашей группой поддержки.

Не менее нужна и командная группа поддержки. Есть разные способы спокойно справляться с социальной изоляцией: созванивайтесь с коллегами на обед, пусть сотрудники создадут чаты и будут «ходить вместе» на чай или кофе – как они это делали раньше. Помогайте им восстанавливать контакты, пусть и онлайн. Без этого команда будет рассыпаться и находиться в стрессе.

Если раньше об обеде не нужно было особенно беспокоиться – например, можно было пойти в кафе или столовую, то теперь все по-другому. Позаботьтесь о продуктах заранее, чтобы не пропускать обед из-за того, что в холодильнике нет еды. Три дня такого голода запустят в организме процессы, которые не позволят вашему мозгу работать на 150%, что требуется сейчас.

План работ. Список проблем

Обязательно созванивайтесь с начальством и согласовывайте список задач на неделю, несколько дней или один день. Нужно понимать, что в экстренных ситуациях эффективность на первых двух-трех неделях просядет, и это нормально. Если этого не произошло, скорее всего, вы тактически просядете через месяц.

Поэтому в первую неделю-две вам нужно выделять время на решение оперативных задач по переходу на удаленку (включая укомплектование рабочих мест сотрудников), чтобы через две недели выйти на нормальную эффективность.

Составляйте сами и просите сотрудников составлять списки проблем из-за удаленки, и уделяйте 20-30 минут времени на решение этих вопросов. Тогда они будут решаться быстро, хаос уменьшится и станет более структурированным.

Создавайте рабочие группы по решению сложных проблем вместе с другими подразделениями. Не варитесь сами в себе! Решать такие вопросы сообща – самый правильный путь.

Контроль

Заведите онлайн-дэшборды, где записываются все задачи по каждому сотруднику и где можно отслеживать прогресс. В них сотрудники сами меняют статус своих задач. Вы видите, кто чем занимается, и никакая отчетность не нужна. Это облегчает жизнь сотрудника, жизнь руководителя и обеспечивает нормальный контроль без лишних движений.

Пользуйтесь для этого тем, что у вас есть, – CRM, Outlook, TFS, Jira, Slack. Если ничего из этого у вас нет, используйте бесплатную облачную программу Trello.

Такая синхронизация с командой снижает риск того, что сотрудники будут заниматься не тем, что требуется, уменьшает вашу тревожность, избавляет вас от необходимости микроменеджмента и позволяет сотрудникам наблюдать свой прогресс.

Это важно, потому что на удаленной работе у многих появляется ощущение, что они недорабатывают. Грань между работой и отдыхом, буднями и выходными стирается, люди начинают работать по 12-14 часов в сутки. Это очень плохо, вы как руководитель не должны позволять работать больше положенного времени. Иначе через месяц эти сотрудники будут ни на что не способны.

Время трансформации очень многое покажет в людях. В ком-то оно откроет потенциал, а с кого-то снимет маски, и окажется, что он больше разговаривал, чем делал.

Три кита организационной приверженности

Организационная приверженность – позитивная оценка работником своего пребывания в организации, намерение остаться в организации и действовать на ее благо. Как этого добиться?

Бизнесы, которые не исчезнут

В четырех крупнейших ульяновских вузах – УлГУ, УлГТУ, УлГПУ и УлГАУ – в эти дни проходит марафон Startup Fest – 2020. Студентам рассказывают о трендах в предпринимательстве, продвижении бизнеса, найме сотрудников, поиске партнеров и продажах в интернете.

Как подружиться со СМИ
и публиковаться бесплатно

Секретами эффективной коммуникации с журналистами поделилась заместитель главного редактора журнала «Деловое обозрение» Виктория Чернышева в своем мастер-классе на Форуме деловых женщин в Ульяновске.